Inmiddels maken steeds meer organisaties gebruik van RPA ofwel Robotic Process Automation. Toch krijgen wij regelmatig dezelfde vragen wanneer we met iemand over RPA praten. Om voor u alvast een aantal vragen weg te nemen, hebben wij hieronder de 11 meestgestelde vragen met betrekking tot RPA opgesteld. Staat uw vraag er niet tussen, neem dan via onderstaand formulier contact met ons op.
1. Wat is RPA?
RPA, oftewel software robot, kan alle systemen en applicaties besturen via user interface. Net zoals een mens zou doen. Met RPA kiest u voor het robotiseren van repeterende werkzaamheden die de medewerkers nu nog handmatig uitvoeren. RPA wordt ingezet wanneer een API-koppeling te duur of te technisch is of wanneer de ontwikkeling van deze koppeling (te) langzaam gaat.
Het automatiseren van processen met behulp van RPA betekent snellere, goedkopere en foutloze processen.
2. Welke pijnpunten neemt RPA weg?
Veel fouten tijdens het proces
Door het doen van routinematige werkzaamheden sluipen er gedurende dag fouten in het proces. Denk maar aan uzelf. Wanneer u de hele dag cijfers controleert, ziet u na een tijd de kleine foutjes niet meer. Voor de robot maakt het niet of het 10 of 1000 keer dezelfde handeling moet uitvoeren.
Veel tijd kwijt aan saai en routinematig werk
Het overkloppen van gegevens neemt veel tijd in beslag van uw medewerkers. Ze komen niet toe aan uitdagende werkzaamheden. We moeten ze nog tegenkomen, maar tot op heden hebben we nog geen medewerkers gesproken die het leuk vinden om saai en eentonig werk te doen. Het inzetten van de robot neemt deze werkzaamheden (gedeeltelijk) over en zorgt ervoor dat uw medewerkers weer leuk en uitdagend werk doen!
Uitdaging bij het vinden van goed personeel
Er is schaarste op de arbeidsmarkt. Te veel werk en te weinig aanbod van goed personeel. Met RPA haalt u werkzaamheden bij uw huidige medewerkers weg. De taken die voor de nieuwe medewerker waren bedoeld, kunt u nu aan uw huidige medewerkers geven. Eén robot moet gemiddeld 4 fte aan werk kunnen verzetten!
Proces duurt te lang
Wanneer er tijdens het proces gegevens ontbreken of niet kloppen moeten uw medewerkers met andere afdelingen, leveranciers, klanten etc. schakelen om de ontbrekende gegevens te krijgen. Helaas zijn de agenda’s niet op elkaar afgestemd, waardoor de medewerker niet verder kan met het proces, totdat de ander tijd heeft.
De robot controleert vooraf of alle gegevens correct zijn aangeleverd. Ontbreken er gegevens of zijn deze onjuist? De robot stuurt de werkbon, factuur o.i.d. direct terug, totdat zij het goed aanleveren. Mocht er gaandeweg blijken dat er aanvullende gegevens nodig zijn, dan schakelt de robot moeiteloos met derde partijen.
Verouderde applicaties
We komen ze steeds meer tegen: verouderde systemen en applicaties die niet met elkaar integreren, omdat het technisch niet mogelijk is óf de softwareleverancier er geen energie meer in wilt steken. Echter, soms is het wel mogelijk om een koppeling te realiseren, maar vaak zijn deze koppelingen te duur, te technisch of duurt het te lang om deze te ontwikkelen. Vandaar dat u nu een medewerker hebt zitten die de gegevens aan het overkloppen is. Met een terugverdienperiode van gemiddeld 6-12 maanden is een robot een goed alternatief om de mens te vervangen bij het overkloppen van gegevens tussen verouderde systemen en applicaties. In het proces verandert nauwelijks iets, behalve dat nu een digitale medewerker het proces uitvoert.
3. Aan welke voorwaarden moet een proces voldoen?
- Het proces is digitaal. Alle data en informatie die de robot moet gebruiken om het proces uit te voeren moet digitaal beschikbaar zijn. Alles wat nog op papier geschreven staat of in het ‘achterhoofd’ van een medewerker zit, is niet voor de robot toegankelijk.
- Het proces is rule based. De robot voert volgens een vaste beslisboom het proces uit. Op basis van de verkregen data weet de robot precies welke beslissingen hij moet maken.
- Het proces is routinematig.
- Systemen zijn toegankelijk voor een robot. Uit onze ervaring weten wij dat de robot de meeste systemen kan bedienen. Wanneer niet? Bijvoorbeeld wanneer u een fysieke two- factor-authenticatie nodig heeft om in te loggen.
4. Hoelang duurt de implementatie van een software robot?
Gemiddeld is de robot binnen 4 weken live in uw omgeving. Vanaf dat moment gaat de robot zichzelf al terugverdienen!
Nee, RPA is geen complex IT-traject van maanden. De robot krijgt – net als voorheen uw medewerkers – zijn eigen gebruikersaccount en daarbij horende rollen en toegangen om het proces uit te voeren. Daarnaast moet u de RPA-software op uw omgeving (server/laptop) installeren. Afhankelijk van uw snelheid beginnen we gemiddeld in een halve dag met het robotiseren van het proces.
5. Wat is het verschil tussen een attended en unattend robot?
- Attended RPA is een digitale persoonlijke assistent van uw medewerker. Deze zet u handmatig aan. De mens of een bepaalde actie (bijv. Outlook openen etc.) is de trigger om de robot te starten. Een unattended robot werkt samen met de medewerker op zijn/haar desktop.
- Unattended RPA is een onafhankelijke digitale medewerker die 24/7 op ‘de achtergrond’ kan werken, zonder tussenkomst van mensen. De RPA-software draait op een server en zijn werkzaamheden worden ingepland. Is het eerste proces afgerond? Dan gaat de robot automatisch door met proces twee etc.
6. Wie is sneller? De robot of een mens?
Een robot is sneller wanneer – gedeelte van – het proces op de achtergrond kan draaien. Bijvoorbeeld Excel en Outlook hoeft de robot niet front-end te openen om deze te gebruiken. In een applicatie kan een bot in theorie vele malen sneller zijn dan een medewerker. Echter, omdat de bot de applicatie gebruikt als front-end user moet de applicatie deze snelheid wel aankunnen en stabiel blijven. In het algemeen is de bot iets sneller.
Bij maken van beslissingen, doen van controles, interpreteren van gebeurtenissen kan het zijn dat een medewerker in één oogopslag ziet wat er aan de hand is. Een bot zal in bepaalde gevallen meerdere controles moeten doen, in deze gevallen kan de bot wat langzamer zijn dan een medewerker. Echter, in tegenstelling tot een mens is een robot 24/7 beschikbaar. We hanteren daarom de vuistregel dat de robot 4 fte aan werk moet kunnen verrichten.
7. Wat zijn de kosten en wat is de gemiddelde terugverdienperiode van een RPA-project?
Bij het robotiseren van een proces zijn er twee typen kosten: jaarlijkse en eenmalige kosten. Eenmalige kosten zijn de installatiekosten en consultancykosten. Voor een investering van €40.000,- voegen wij binnen 3 maanden ~1 fte aan capaciteit toe aan uw organisatie.
U betaalt naast de eenmalige kosten twee type jaarlijkse kosten. U betaalt voor de licentie van het RPA platform en de action library. Het RPA-platform is al beschikbaar vanaf €2.000,- (unattended robot).
De kosten voor de action library bedraagt €2.400,- per jaar. De action library is een software bibliotheek waarin wij standaard RPA-componenten hebben ontwikkelt, waardoor wij het platform snel kunnen inrichten en processen sneller kunnen realiseren. Denk bijvoorbeeld aan error en exception handling, het opzetten van variabelen, genereren van rapportage en het optimaliseren van het gebruik van CPU en memory op de server.
Gemiddelde terugverdienperiode is ongeveer 6-12 maanden. Dit is te realiseren wanneer het een wekelijks proces van minimaal 6 uur per week betreft.
8. Waarom werken jullie met Microsoft Power Automate en niet met andere RPA software?
Microsoft Power Automate lijkt wellicht op de andere RPA platformen, zoals die van UiPath, BluePrism, Automation Anywhere en Workfusion. Waar zit het verschil dan in?
- Integratie met het bredere Power Platform, zoals:
- Power Apps, voor bijvoorbeeld naadloze samenwerking tussen robot en mensen in geautomatiseerde processen
- Power BI, voor bijvoorbeeld het monitoren van de werkzaamheden van robots
- Power Automate Flows, voor het aansturen en inplannen van gerobotiseerde processen
- Standaard Connectoren voor connecties zoals: SQL server, Salesforce, Mailchimp, SAP, Sage, Google analytics
- AI Builder is een kant-en-klare oplossing die de kracht van AI op een laagdrempelige manier beschikbaar maakt
- Zeer aantrekkelijke kosten voor zowel licentie als benodigde hardware.
- Proven track record op snelle doorontwikkeling. Zie Microsoft in BI quadrant sinds Power BI 2015.
- Snel groeiende online community, waardoor u bij vragen of errors snel een antwoord of oplossing vindt.
de Krom
“Door de Business Intelligence en Robotic Process Automation oplossingen van Peacock is de werkdruk voor mijn medewerkers lager en hebben we geen extra FTE op ons bedrijfsbureau aangenomen.“
Johan de Krom | Eigenaar | De Krom
9. Kan de software robot 24/7 werken?
De unattended RPA is geschikt om 24/7 te werken. Omdat de attended RPA gekoppeld is aan een medewerker kan de software weliswaar 24/7 werken, maar dit zien wij in de praktijk niet gebeuren.
10. Kan RPA PDF’s uitlezen?
Ja, de robot kan PDF’s uitlezen. De voor veel mensen bekende scan & herken software met de OCR (Optical Character Recognition) techniek, is maar een klein onderdeel van wat RPA kan.
RPA, en dan voornamelijk de AI builder van Microsoft Power Automate, kan net zoals OCR teksten uitlezen. Oplossingen die OCR toepassen beperken zich vaak tot header informatie, waar de robot ook op regelniveau kan uitlezen. Dit is ideaal bij bijvoorbeeld transportfacturen, waar regelmatig meerdere transporten op één factuur staan.
We krijgen regelmatig de opmerking dat organisaties al een scan en herken software (OCR-oplossing) voor hun facturen hebben en dat ze daarom geen robot nodig hebben. Wanneer wij doorvragen merken wij dat er een hoop handmatige handelingen nodig zijn nadat de OCR-oplossing de header informatie heeft uitgelezen. Hierbij hebben wij een mooi praktijkvoorbeeld van een robot die het document controleert voordat het de scanner ingaat.
Iedereen kent het wel. Net een mooie scan en herken software aangeschaft om de crediteuren inbox uit te lezen en te verwerken, blijkt er achteraf een hoop uitval te zijn omdat er veel vuiligheid in de mailbox zit. Herinneringen, reclame, aanmaningen, meerdere facturen in één PDF etc. zorgen ervoor dat uw facturatie-oplossing niet optimaal werkt. Onze software robot controleert de crediteuren inbox op basis van meerdere regels. Wanneer het geen factuur betreft – maar een herinnering, reclame, aanmaning etc. – wordt de mail in de daarvoor bestemde mailbox gezet. De overgebleven e-mails/facturen worden gecontroleerd op de aanwezigheid van meerdere of andere soortige bijlagen dan PDF. Als dat het geval is worden deze doorgezet naar een medewerker. Zo niet, dan controleert de robot op de aanwezigheid van factuuradres, ordernummer, kostenplaats, referentie en projectnummer. Is dit aanwezig? Dan wordt de factuur doorgezet naar de scan en herken oplossing. Hierdoor worden er minder facturen afgekeurd en worden de medewerkers op meer uitdagende werkzaamheden ingezet!
11. Kan de software bijvoorbeeld Machine Learning of Artificial Intelligence toepassen?
AI en Machine Learning zijn op verschillende manieren toe te passen. Dit kunt u zelf ontwikkelen en gebruiken, maar er zijn ook andere functionaliteiten binnen het Power Platform die hiervoor gebruikt worden. Dit zijn ook low-code oplossingen zoals AI Builder. In algemene zin is het goed om PAD binnen de mogelijkheden van het gehele Power Platform te zien. Dit omvat Power Apps (apps en portals), Power BI (data visualisatie), Power Automate (flows), Power Virtual Agents (chat bots), Dataverse (database en opslag), AI Builder (ML/AI) en Power Automate Desktop (RPA). Met name de combinatie met Power Automate (flows) is zeer sterk. Hiermee implementeert en combineert u gemakkelijk AI, goedkeuringsstromen en de aansturing van RPA bots. Power Automate en Power Automate Desktop vallen ook binnen één licentie.
Heeft u vragen?
Dit waren de 11 meestgestelde vragen over RPA. Heeft u toch nog een vraag voor ons? Laat hieronder uw gegevens en uw vraag achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
