Stel u bent een organisatie met honderden, dan wel duizenden medewerkers. Deze medewerkers gaan jaarlijks een salarisschaal omhoog, gaan meer/minder uur werken, verhuizen af en aan, krijgen een andere functie etc. dan is het voor de HR-afdeling een leuke uitdaging om dat bij te houden en te controleren. Al helemaal wanneer deze gegevens in verschillende systemen staan en deze systemen niet met elkaar gekoppeld zijn. De HR-afdeling moet dan meermaals dezelfde gegevens in verschillende systemen verwerken om het up-to-date te houden.
De robot gaat als volgt te werk. Wanneer er een wijziging in het contract van een medewerker wordt doorgevoerd krijgt de robot een melding (mail o.i.d.). De robot controleert aan de hand van business rules of hij de mutatie door mag voeren. Bijvoorbeeld: Stijging salarisschaal = stijging van X% brutoloon. Alles wat afwijkt van dit bedrag rapporteert de robot aan een collega. Wanneer de aanvraag voldoet aan de regels verwerkt de robot dit in alle benodigde systemen.