Zoals dit artikel van de NOS aangeeft waren er in absolute getallen nog nooit zoveel openstaande vacatures in Nederland. Het wordt voor organisaties steeds moeilijker om goed en gekwalificeerd personeel te vinden. Dit – samen met de hoge werkdruk bij medewerkers – is één van de meest voorkomende uitdagingen bij organisaties voordat zij met RPA aan de slag gaan. In deze blog geven wij u praktijkvoorbeelden van hoe RPA organisaties helpt bij het invullen van vacatures. Of misschien wel beter; het niet hoeven plaatsen van een vacature. In de volgende blogs gaan wij in op de andere veel voorkomende uitdagingen, namelijk de slechte en/of onmogelijke integratie tussen systemen en applicaties en de al dan niet keuze voor maatwerk of RPA bij een ERP implementatie. Maar daarover later meer.
RPA verlaagt de werkdruk
De robot imiteert menselijke handelingen op een PC en is goed in het verzetten van routinematig werk. Doordat de robot deze werkzaamheden overneemt, hebben medewerkers tijd voor ander werkzaamheden.
Het inzetten van RPA heeft bij Patina geleid tot een verlaagde werkdruk. De hoge werkdruk werd deels veroorzaakt door de hoge lat die medewerkers zichzelf opleggen wat betreft het bieden van service aan klanten en de groei van het klantenbestand. Wat was het geval? Wanneer de zon schijnt, zijn het aantal lekkagemeldingen die doorgaans via de mail, telefoon, website en portalen van de woningcorporatie worden gemeld goed af te handelen. Deze lekkagemeldingen worden op basis van business rules gecontroleerd en vervolgens overgenomen in het eigen systeem. Echter, met sommige portalen is het wel mogelijk om een koppeling te realiseren met het eigen systeem, maar helaas niet met allemaal. En daarom zaten er nog medewerkers handmatig de lekkage meldingen over te kloppen in het eigen systeem.
Maar, wanneer het stormt stond de telefoon roodgloeiend, aanvragen via de website namen toe en de mailbox en portalen stroomde vol met lekkagemeldingen. Door de grote drukte kwamen de medewerkers er pas later aan toe om de meldingen uit de portalen te controleren en te verwerken in het eigen systeem.
Op dit moment gaat de robot elk half uur langs vijf portalen, logt in als een mens, accepteert de meldingen die de robot mag verwerken en zet de meldingen direct in het systeem van Patina. Vervolgens stuurt de robot een verslag naar de serviceafdeling met welke meldingen wel of niet zijn overgenomen en geeft daarbij een uitleg waarom. Indien nodig neemt de serviceafdeling actie.
Door dit proces te robotiseren is de werkdruk verlaagd. De medewerkers hebben nu tijd om de telefoon op te nemen en mails te beantwoorden. Op de achtergrond verwerkt de robot de meldingen van de woningcorporaties. Bijkomstigheid is dat binnen het uur een melding is geaccepteerd en in het eigen systeem is gezet. Hierdoor worden de meldingen nog sneller opgepakt en is het service niveau nog verder verbeterd.
Door RPA hoeft u geen (extra) FTE aan te nemen
Een ander mooi praktijkvoorbeeld is De Krom (stratenmakers). De administratieafdeling zat eigenlijk met één persoon te weinig op de afdeling. De normale werkzaamheden zorgden er soms al voor dat zij over moesten werken. Ze stonden op het punt om een extra FTE op het bedrijfsbureau aan te nemen
Eén van de werkzaamheden die de robot heeft overgenomen is het controleren van de werkbonnen. De administratieve medewerkers controleerde dagelijks de werkbonnen op basis van prijsafspraken, bewakingscode et cetera. Helaas kwam het regelmatig voor dat bepaalde gegevens op de bonnen ontbraken en de medewerker de bon niet verder kon verwerken. De uitvoerder die de bon had ingeleverd werd door de administratief medewerker opgebeld en gevraagd naar de ontbrekende gegevens. Iedereen werd van het werk afgehouden, terwijl er ook andere taken stonden te wachten. Doordat de robot nu het gehele proces van werkbon ophalen uit mail, controleren, goed- of afkeuren en bij afkeuren terugsturen naar diegene die het heeft aangeleverd heeft overgenomen, kunnen medewerkers door met hun dagelijkse werkzaamheden. Hierdoor hoeven zij op zaterdagochtend niet terug te komen om de werkzaamheden af te maken en is er geen nieuwe medewerker nodig.
Een ander voorbeeld is bij Van Middendorp. Van Middendorp is een bouwonderneming en zij stonden op het punt een extra FTE aan te nemen om administratieve werkzaamheden zoals de termijn- en regiefacturen op te gaan pakken. Voorheen stond er in hun ERP een takenlijst klaar met welke facturen er konden worden verzonden. Op basis van deze lijst werd een termijnfactuur gemaakt met daar bijhorende informatie en documentatie. De regiefactuur werd gemaakt door te controleren of de regels correct zijn en alle gegevens die op de factuur moesten komen correct waren overgenomen. Inderdaad, de wel bekende ‘overklop’ werkzaamheden. De medewerker deed dit dagelijks, maar door de vele controles en verwerken van gegevens was dit een tijdrovende klus. De robot doet nu dagelijks exact dezelfde handelingen als voorheen. De medewerkers hebben nu weer tijd over voor andere werkzaamheden.
Is RPA iets voor mijn organisatie?
Uw medewerkers ervaren een hoge werkdruk of uw organisatie heeft een uitdaging bij het vinden van goed kantoorpersoneel? Dan is RPA wellicht iets voor jullie. Om te bepalen hoe u RPA in uw organisatie in kan zetten, verwijzen wij u graag door naar onze blog ‘Is RPA iets voor mijn organisatie?’. Benieuwd naar concrete administratieve taken die de robot beter kan dan uw collega’s? Voorbeelden van deze taken vindt u hier.