Bent u op zoek naar nieuwe financieel of administratieve medewerkers? Misschien is dat helemaal niet nodig! Een software robot kan repeterende administratieve handelingen overnemen. Zo bespaart u al snel in FTE!
RPA in het kort
Alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter en/of waar medewerkers nog bezig zijn met het verkrijgen, verwerken, controleren en verplaatsen van data tussen verschillende systemen en applicaties, kan de virtuele medewerker / software robot (RPA) uitvoeren.
RPA imiteert menselijke handelingen, kan alle systemen en applicaties besturen via user interface, verwerkt data in formats, werkt continu (24/7) en heeft een hogere nauwkeurigheid dan mensen. RPA vereist geen grote IT wijzigingen, is eenvoudig te schalen en toekomstbestendig!
Op onze pagina: Robotic Process Automation (RPA) kunt u uitgebreid lezen wat RPA is en hoe het uw organisatie kan helpen.
Waarom kiezen voor een robot in plaats van een medewerker
Een robot kan alle taken op zich nemen die repeterend zijn. Met 100% focus, foutloos en 24 uur per dag. Een robot is schaalbaar in tegenstelling tot mensen. Voor de robot maakt het niet uit of hij 1 of 10.000 handelingen moet uitvoeren.
U bespaart niet alleen op loonkosten, ook overige kosten die u wel aan medewerkers kwijt bent bespaard u. De robot hoeft geen vakantiedagen, vakantiegeld en geen pensioen! Het inzetten van RPA vergroot de proceskwaliteit, – snelheid en productiviteit!
Daarnaast is de robot een aangename medewerker. Hij klaagt en zeurt niet, doet zijn werk altijd uitstekend, heeft geen onaangename geur om zich heen hangen en zal je niet van je werk afhouden. Hij communiceert alleen wanneer dat nodig is.
Administratieve taken die de robot beter kan dan collega’s
De robot is instaat om administratieve taken uit te voeren, zoals:
Controleren en verwerken uren
Voorheen werden de uren steekproefsgewijs gecontroleerd. Door de urencontrole te robotiseren is nu dagelijks inzichtelijk of medewerkers te veel of te weinig uren indienen. De robot haalt de gereden rit uit het rittenregistratiesysteem, geplande uren en opgegeven uren haalt hij uit het planningssysteem en controleert deze vervolgens. Eén van de controles is dat de collega’s die in dezelfde bus zitten, dezelfde uren registeren. Eventuele afwijkingen rapporteert de robot.
Controleren en verwerken facturen
- Verkoopfacturen:
Voorbeeld: Uw medewerkers werken op projectbasis voor andere opdrachtgevers en u moet hun gewerkte uren facturen.De robot logt in op het ERP-systeem, download alle urenregels en factureert deze vervolgens. Om te factureren controleert en accordeert hij alle regels en meldt deze vervolgens gereed voor verdere facturatie. De robot stuurt vervolgens de factuur naar de desbetreffende opdrachtgever. Uiteraard kan dit proces ook voor ander type verkoopfacturen worden gerealiseerd, zolang het proces rule-based is en de data digitaal beschikbaar is.
- Inkoopfacturen:
De inkoopfactuur komt binnen in een mailbox en deze wordt door de robot gecontroleerd. Is het een aanmaning, reclame, herinnering of een factuur? Wanneer het geen factuur betreft wordt de mail in een andere mailbox gezet. Betreft het een factuur, dan wordt deze gecontroleerd op enkele punten zoals: is het 1 factuur in 1 PDF bestand, of zijn het meerdere facturen. Klopt de tenaamstelling? Staat er een BTW, KVK-nummer en het woord factuur op? Zo ja, dan wordt de mail doorgezet naar de scan & herken software voor verdere afhandeling. Indien de factuur niet voldoet aan de regels wordt deze door de robot teruggestuurd naar de desbetreffende organisatie met de reden van afkeuring. Mocht de codering van uw inkoopfacturen in uw boekhoudpakket ook rule-based kunnen worden uitgevoerd op basis van de velden die de scan & herken software heeft uitgelezen, dan kan de robot tevens deze werkzaamheden uitvoeren.
Het verwerken van kas- en bankmutaties
In plaats van wekelijks gaat de robot dagelijks de journaalpostenbestanden en verslagen uit het kassasysteem halen en verwerken in het ERP-systeem. De robot controleert of de journaalpost in balans is. Wanneer dit niet het geval stuurt de robot een signalering naar desbetreffende medewerker. Wanneer de journaalpost in balans is gaat de robot naar het ERP-systeem. De robot zoekt het juiste gegevensbestand en voegt op basis van het documentnummer het PDF-document toe aan de betreffende boeking.
HR gerelateerde mutaties
Stel u bent een organisatie met honderden, dan wel duizenden medewerkers. Deze medewerkers gaan jaarlijks een salarisschaal omhoog, gaan meer/minder uur werken, verhuizen af en aan, krijgen een andere functie etc. dan is het voor de HR-afdeling een leuke uitdaging om dat bij te houden en te controleren. Al helemaal wanneer deze gegevens in verschillende systemen staan en deze systemen niet met elkaar gekoppeld zijn. De HR-afdeling moet dan meermaals dezelfde gegevens in verschillende systemen verwerken om het up-to-date te houden.
De robot gaat als volgt te werk. Wanneer er een wijziging in het contract van een medewerker wordt doorgevoerd krijgt de robot een melding (mail o.i.d.). De robot controleert aan de hand van business rules of hij de mutatie door mag voeren. Bijvoorbeeld: Stijging salarisschaal = stijging van X% brutoloon. Alles wat afwijkt van dit bedrag rapporteert de robot aan een collega. Wanneer de aanvraag voldoet aan de regels verwerkt de robot dit in alle benodigde systemen.
Et cetera et cetera.
We kunnen zo nog wel even doorgaan. Waar het op neerkomt is dat de robot (bijna) alle werkzaamheden van de administratie kan overnemen. Zolang de werkzaamheden routinematige, digitaal en voor een groot gedeelte gestandaardiseerd zijn.
Geen zorgen, het is ons (nog) niet gelukt om de robot de telefoon te laten opnemen. Mocht dit zover zijn, dan houden we jullie op de hoogte!
de Krom
“Door de Business Intelligence en Robotic Process Automation oplossingen van Peacock is de werkdruk voor mijn medewerkers lager en hebben we geen extra FTE op ons bedrijfsbureau aangenomen.“
Johan de Krom | Eigenaar | De Krom
Collega’s worden blij van de robot
De robot kan taken overnemen die andere collega’s minder leuk vinden. De saaie handelingen doet hij zonder gemopper! Zo houden collega’s meer tijd over voor werkzaamheden die uw organisatie naar een hoger niveau tillen. En daar wordt iedereen blij van.
Hoe werkt de robot
De robot wordt gemaakt met RPA-software (Robotic Process Automation). Wij werken met Microsoft Power Automate en met UiPath. Deze software robot wordt gemaakt met scripts die omschrijven wat de robot in verschillende scenario’s moet doen. Dit lijkt op een hele uitgebreide beslisboom.
Is de robot eenmaal gebouwd, dan draaien de scripts vanaf uw eigen server, cloud of eventueel vanaf een fysieke computer.
De kosten van de software robot
De robot wordt altijd gebouwd op basis van een fixed fee. De gemiddelde terugverdientijd (TCO) van de robot is 6-12 maanden. De meeste processen robotiseren wij voor een eenmalige fee tussen de €5.000,- en €15.000,-
