Hoe consolidatie eenvoudiger en betrouwbaarder wordt!

Laten we beginnen met het definiëren van wat consolidatie is.

Consolidatie (financieel) is het samenvoegen van de bezittingen, schulden, kosten en opbrengsten van elke dochteronderneming in de balans en resultatenrekening van de moedermaatschappij. Wanneer je consolideert wil je bepaalde boekingen/rekeningen uitsluiten. Dit resulteert in een consolidatie wat dient als voorbereidingsdocument op de geconsolideerde jaarrekening.

Artikel 2:406 lid 1 BW vereist dat de rechtspersoon die aan het hoofd staat van een groep, een geconsolideerde jaarrekening opstelt. Er zijn enkele vrijstellingen wat betreft consolidatieplicht, deze vind je hier.

In deze blog gaan we ervan uit dat wij verplicht zijn om een geconsolideerde jaarrekening op te stellen.

 

Voorbeeld:

 

Bedrijf X heeft 2 dochterondernemingen. Dochteronderneming 1 verkoopt een product aan dochteronderneming 2. Dan valt het onder dezelfde moeder. Deze interne verkopen/aankopen mogen niet als omzet/kosten in het jaarverslag van bedrijf x worden gepresenteerd.

In bovenstaande voorbeeld noemen wij interne verkopen/aankopen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld leningen tussen dochterondernemingen. Binnen de moeder is dit geen lening. Het is hetzelfde vermogen binnen de groep. Dit soort intercompany transacties worden geëlimineerd in de consolidatie.

 

Huidige manier van consolidatie

 

Veel organisaties consolideren maar één keer per jaar, maar willen het wel vaker doen. Het gebeurt nog handmatig in Excel en is daardoor een tijdsintensief proces. Excel bestanden met 10 tabbladen zijn meer regel dan uitzondering. 1 verkeerde formule zorgt ervoor dat de consolidatie opnieuw mag. En wanneer er nog boekingen worden doorgevoerd in het financiële systeem, dan moet de volledige consolidatie nogmaals worden opgebouwd.

 

Uitdaging

 

Het probleem is dat de transacties niet de eliminaties bevatten. Voor de verkoopfactuur en inkoopfactuur is geen boeking gemaakt om de intercompany impact te elimineren. Dat is iets wat pas in de presentatie laag wordt toegevoegd.

De huidige manier van werken zorgt ervoor, naast het feit dat het tijdsintensief is, de data niet betrouwbaar en up-to-date is. Een foutje is zo gemaakt!

 

Hoe maken wij uw consolidatie eenvoudiger en betrouwbaarder?

 

Peacock heeft de Financial Control Accelerator en Financial Insights Accelerator ontwikkeld die bijdragen aan een eenvoudige en betrouwbare consolidatie. Misschien is het eerst goed om te weten wat beide oplossingen inhouden.

 

Wat is Financial Control Accelerator (FCA)

 

De FCA biedt een groot aantal standaard rapporten en dashboards om bijvoorbeeld boekingsgangen, creditboekingen, gebruikersactiviteiten, dagboeken en functieonderscheidingen te analyseren. In een paar klikken heb je inzicht in alle transacties. In onze blog ‘https://peacock-ia.nl/in-een-paar-muisklikken-inzicht-krijgen-in-uw-transactionele-data/’ hebben wij uitgelegd wat onze Financial Control Accelerator is.

 

Wat is Financial Insights Accelerator (FIA)

 

Heeft u als organisatie eindelijk alle data up-to-date en zitten er geen foutieve boekingen meer in de administratie. Is het haast onmogelijk om trends en ontwikkelingen in het financiële proces te zien.  Met de FIA bent u in staat om benchmarking tussen administraties toe te passen. U kunt uw grootboek via de invalshoeken klanten, leveranciers en budgetten analyseren. Net als vanuit invalshoek product, dienst en kostenplaats.

 

Voordelen FCA en FIA op consolidatie:

 

Het inzetten van beide oplossingen zorgt ervoor dat de data:

 

Doordat alle transacties altijd automatisch en up-to-date in een uniform datamodel zitten wordt consolideren makkelijk en betrouwbaar. Dit maakt het voor aandeelhouders, banken en management interessant. Waar zij voorheen 1 keer per jaar de balans en W&V rekening zonder intercompany transacties kunnen inzien. Is dat nu maandelijks mogelijk. Het heeft voor hen geen toegevoegde waarde namelijk om naar de omzet van de moedermaatschappij te kijken, wanneer er 20% intercompany transacties inzet.

 

Consolideren en elimineren

 

Wanneer de FCA en FIA geïmplementeerd zijn, zijn er twee mogelijkheden om het consolideren en elimineren in te richten. Namelijk:

  1. ‘Eliminatie’ administratie: Er worden eliminaties administraties aangemaakt in het ERP systeem van de klant. De ‘eliminatie’ administratie is specifiek bedoeld voor eliminatie boekingen. Let op, het is een echte administratie. Het samenvoegen van consolidaties en het boeken van eliminaties doe je op ieder (bedrijfs)niveau. Want, om te consolideren moet je elimineren. Het proces is technisch simpel en daardoor goedkoper om in te richten. Nadeel is dat je zelf de boekingen moet doorvoeren.
  2. Business rules: Op basis van business rules wordt het consolideren en elimineren ingericht. ‘Alle omzet op rekening X wordt tegen geboekt op rekening Y, binnen administraties A, B en C’

 

Elimineren is vaak het moeilijkste onderdeel van de consolidatie. Het is vaak veel uitzoekwerk. Wat zijn de intercompany boekingen en waar worden deze tegengeboekt? Naast het elimineren worden er echter ook vaak nog re-classificaties doorgevoerd. Hier biedt Peacock een importmogelijkheid waar je re-classificaties kan inladen. Hierdoor zijn alle re-classificaties overzichtelijk opgeslagen op 1 centrale plek en worden deze voorzien van commentaar. Zo blijft de consolidatie van A tot Z betrouwbaar en herleidbaar.

 

Consolideert u nog via een Excelletje en/of maar een keer per jaar? Staan er op de geconsolideerde jaarrekeningen zowel schulden als vorderingen van dochterondernemingen? Dan zijn er oplossingen in de markt die het leven makkelijker maken!

Meer informatie?

App mij