Data Analytics, Robotic Process Automation (RPA), Big Data, Artificial Intelligence, Machine Learning, Data lakes en uiteraard Blockchain technology. Deze termen vliegen ons vandaag de dag om de oren. Allemaal gave technologische ontwikkelingen die veel kansen voor organisaties bieden. Vooral op het gebied van het controleproces en rapportageproces!
Het controleproces en rapportageproces in de praktijk
De praktijk van vandaag is dat bedrijven worstelen met het goed toepassen van automatisering. In de meeste gevallen op de finance afdeling bij het controleproces en rapportageproces. Meesterlijke excelsheets en kunst- en vliegwerk zijn nodig om data te onttrekken uit systemen en vervolgens te verwerken in de nodige analyses. Als halverwege blijkt dat er een getal niet meer klopt, is het monnikenwerk om de fout te ontdekken. Soms zelf zo erg dat het net zo snel is om gewoon weer opnieuw te beginnen met het downloaden van data. Leuk? Nee. Zeker wanneer de limieten van Excel in performance pijnlijk duidelijk worden. En ook niet als een accountant achteraf graag wil herleiden hoe een rapportage tot stand is gekomen. Tot slot resulteert dit tijdrovende werk “slechts” in een momentopname. Dit geeft in de meeste gevallen alleen de stand van een financiële post weer in plaats van de onderliggende stromen en trends.
Kansen in het controleproces en rapportageproces
Zijn er dan alleen maar problemen? Gelukkig niet! Technologische ontwikkelingen zoals Data Analytics en Robotic Proces Automation (RPA) bieden veel mogelijkheden wanneer u ze goed toepast.
Een paar voorbeelden uit eigen stal: Financial Control Accelerator en Robotic Process Automation
-
Financial Control Accelerator (FCA)
Eén van onze BI Accelerators, de Financial Control Accelerator biedt controllers en financials standaard en aantoonbaar betrouwbare analyses. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om continuous monitoring op bijzondere boekingen uit te voeren en zelfs informatie iedere dag, week of maand te pushen. Zo heeft de controller grip op transactiestromen die leiden tot financiële rapportages en komen bijzonderheden in de processen in een druk op de knop naar boven. De Financial Control Accelerator kan met ieder ERP of financieel pakket worden aangesloten. Het is daardoor mogelijk om meerdere pakketten binnen één organisatie in dezelfde oplossing in te laden en te analyseren.
-
Robotic Process Automation (RPA)
Een tweede voorbeeld is het automatiseren van controles met Robotic Process Automation. Deze techniek is niet meer dan een digitale medewerker die routinematige handelingen op computers kan uitvoeren binnen het gehele beschikbare IT landschap. Dat betekent dat de minder leuke en routinematige AO/IC werkzaamheden worden voorbereid of zelfs afgehandeld door een Robot. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van aansluitingen, journaalposten of de controle op nacalculaties. De controller hoeft hierbij alleen nog naar afwijkingen te kijken en kan zich verder richten op werkzaamheden die meer waarde toevoegen aan de business. Lees hier meer over wat Robotic Process Automation is en of het iets voor uw organisatie is.
Welke voordelen bieden FCA en RPA?
Waarom is dit goed nieuws? Twee redenen: in beide voorbeelden zien we dat het controleproces en rapportageproces beter en vaker worden gedaan. Data analyse kijkt naar alle transacties; wat voor een mens onbegonnen werk is. Robots worden niet moe, raken hun concentratie niet kwijt en kunnen al gedurende de maand werk uitvoeren. Bij twijfel leggen ze de situatie alsnog aan de controller voor. Dit levert duidelijk een kwaliteitswinst op. Het tweede is dat het werk van de controller zich meer kan richten op uitdagende werkzaamheden. Daarnaast is er niets zo fijn als daadwerkelijk grip hebben en in control zijn van de financiën. Vandaar dat deze ontwikkelingen ook bijdrage aan een funfactor in het werk van de controller. Eén voorwaarde: automatisering werkt alleen als het goed wordt toegepast.
