In onze vorige blog bespraken wij hoe Power BI wordt ingezet om grip te houden op Power Automate Desktop (PAD) bots. Tevens werd Power Automate (Flows) al eens onder de aandacht gebracht als bot management tool. In deze blog voegen wij daar nog een aantal componenten van het Power Platform aan toe. Power Apps, AI Builder en Dataverse. Aan de hand van een demo casus leggen we uit wat de combinatie van PAD, Power Automate, AI Builder en Power Apps zo krachtig maakt.
(Semi) automatisch verwerken van documenten
Ieder bedrijf kent de problematiek van het verwerken en uitlezen van documenten en het invoeren van gegevens in het ERP. Door verschillende Power Platform componenten te combineren is het mogelijk een complete oplossing te bouwen om de grootste last van dit proces weg te nemen. Daarbij is het ook mogelijk de verwerkte documenten te laten reviewen door een mens of eventueel missende gegevens handmatig te laten aanvullen.
Microsoft deed dit recent voor met een ‘Document Processing’ oplossing. Hiermee maken zij het mogelijk om een e-mail met bijlagen aan een service mailbox te versturen, deze e-mail te verwerken en de bijlagen uit te lezen. Tot slot wordt de review en validatie voor een mens gemakkelijk gemaakt met behulp van een app. Voeg aan dit proces nog een PAD bot toe en de gegevens zijn ook nog direct verwerkt in het ERP systeem. Een kind kan de was doen.
Maar wat is de rol van de verschillende Power Platform componenten binnen deze oplossing?
Power Automate (PA)
Power Automate is een cloud service waarmee gebruikers op een eenvoudige manier werkstromen (flows) kunnen maken. Deze flows automatiseren tijdrovende taken en processen tussen apps aan SAAS oplossingen.
In deze document processing casus is Power Automate de ‘back-end’ die de gehele oplossing organiseert en combineert. Met behulp van PA flows wordt bijvoorbeeld de service e-mail box verwerkt, het AI Builder model ingezet en worden gegevens vastgelegd in de Dataverse tabellen. Bepaalde acties in de ene PA flow triggeren andere flows, waardoor het proces van begin tot eind wordt afgerond.
AI Builder
AI Builder is een kant-en-klare oplossing die de kracht van AI op een laagdrempelige manier beschikbaar maakt. De AI Builder heeft een duidelijk stappenplan om AI modellen te bouwen en daarmee bedrijfsprocessen te optimaliseren.
AI Builder voegt de benodigde denkkracht toe om de documenten uit te lezen. Met AI Builder traint u het model voor het verwerken van diverse documenten. Na het trainen en testen wordt het model gepubliceerd en vervolgens gebruikt in bijvoorbeeld Power Automate flows. De uitkomsten van deze modellen komen met een bepaalde zekerheid. Hierdoor weet u welke documenten volledig automatisch doorlopen en welke documenten medewerkers nog moeten reviewen.
Microsoft Power Apps
Microsoft Power Apps is een ‘low-code’ oplossing om apps te ontwikkelen om in bedrijfsprocessen te ondersteunen. Werknemers binnen de organisatie kunnen gebruik maken van deze apps. Daarnaast is het ook mogelijk externe gebruikers toegang te geven via Power Apps Portals.
Power App maakt het voor medewerkers mogelijk om de uitgevallen documenten handmatig aan te vullen en te valideren. Wanneer een verplicht veld mist of de zekerheid score voor een bepaald document niet hoog genoeg is, wordt dit document in Power Apps getoond.
Dataverse
Dataverse is een cloud database oplossing die op de achtergrond gebruikt wordt om data, configuraties en logging in vast te leggen. Heel kort door de bocht is het vergelijkbaar met een klassieke SQL database.
Alle documenten en gegevens worden opgeslagen in Dataverse tabellen. Maar dat niet alleen. Ook de configuratie voor bijvoorbeeld de app wordt in deze tabellen opgeslagen.
Power Automate Desktop (PAD)
Power Automate Desktop is de RPA oplossing van Microsoft. Met Power Automate Desktop is het mogelijk processen, van on premise legacy systemen tot webapplicaties, te automatiseren. De tool omvat een ontwikkelstudio met een uitgebreid aanbod aan acties voor het automatiseren van desktop processen, inclusief een desktop- en web-proces recorder. Daarmee kan het programma simpele handelingen opnemen en nabootsen.
Wanneer de gegevens zijn verwerkt, eventueel gereviewed en vastliggen in een Dataverse tabel, kan de PAD bot de data in het ERP systeem invoeren. De PAD bot zal als zijnde een gebruiker inloggen en front-end de data invoer afhandelen. Ideaal wanneer een (legacy) systeem moeilijk te koppelen is, andere oplossingen duur zijn of een grote beheerlast opleveren of er een snelle en flexibele oplossing noodzakelijk is.
