Power Automate Desktop, de nieuwe RPA-tool van Microsoft, omvat een ontwikkelstudio met een uitgebreid aanbod aan acties voor het automatiseren van desktop processen inclusief een desktop- en web-proces recorder. Enig tijd terug schreven wij de blog ‘Power Automate Desktop’ (PAD), waar wij onze eerste ervaringen deelden met deze nieuwe tool en uitleg en tips gaven over het opstarten van een eerste robot. In de tussentijd werd er bij Peacock hard gewerkt aan de eerste RPA-projecten met de nieuwe tool.
Inmiddels draaien er meerdere bots succesvol in productie en is het RPA-team nog steeds zeer enthousiast. Dit komt mede doordat ze – zoals we van hen gewend zijn – bij Microsoft ook niet stil zitten. Iedere maand is er een update van de tool, waarin zij verbeterpunten en verzoeken om functionaliteit vanuit de community doorvoeren. Grootste verbeterpunt was het optimaliseren van de performance van de ontwikkelstudio in de januari release. Een punt dat in de vorige blog al werd aangestipt en nu volledig verholpen is!
Iedere volwaardige RPA-tool heeft een platform om het bot park te managen. Bij UiPath noemen het de ‘Orchestrator’ bij Workfusion de ‘Control Tower’. Bij Microsoft wordt gebruik gemaakt van het Power Automate (Flows) platform. In deze blog vertellen we u meer over het gebruik van Power Automate als centraal platform voor het aansturen van de PAD-bots.
Het starten van processen - Flow Triggers
Een PAD-proces starten kan vanuit een basisflow in Power Automate. Binnen Power Automate worden dit ‘triggers’ genoemd. Een trigger is een gebeurtenis die een flow in gang zet. Dit kan simpelweg een schema zijn wanneer de bot op vaste momenten moet draaien. Bijvoorbeeld iedere maandag en donderdag om 18:30 uur.
Maar er zijn veel meer mogelijkheden dan vaste schema’s. Voorbeelden van toepassingen die wij in lopende projecten gebruiken:
- Als er een e-mail binnenkomt in een mailbox die voldoet aan bepaalde kenmerken (afzender + onderwerp).
- Een call op een API endpoint met de ‘when a HTTP request is received’ trigger.
- Terugkoppeling op een goedkeuringsstroom e-mail
- Wanneer er bestanden in een OneDrive, Sharepoint of FTP(s)-map worden geplaatst.
Een trigger die momenteel ook erg populair is, is de handmatige start actie. Door de flow te delen met gebruikers als ‘run only’, starten zij de flow handmatig vanuit de portal of vanuit de Power Automate app. Wat is er nou gaver dan uw collega’s jaloers maken met één druk op de knop via de app op uw telefoon, en een kwartier later ontvangt u een mail met het verwerkingsverslag van de bot?
In- en output variabelen
Door in- en output variabelen te gebruiken in de actie die een botproces start, geeft u gebruikers flexibiliteit in de parameters waarmee de bot dient te werken. Een voorbeeld hiervan is de betalingstermijn die gebruikt wordt voor het klaarzetten van betaalbatches. Deze variabele geeft de financiële afdeling door in de aansturende Power Automate laag. De bot zal deze input gebruiken wanneer hij bepaalde parameters in het proces moet instellen en zo hoeft bij kleine wijzigingen niet het ontwikkelteam ingeschakeld te worden. De bot koppelt de output variabelen terug vanuit het PAD-proces aan de Power Automate laag. En gebruikt deze voor het terugkoppelen van de resultaten of als input voor vervolgacties.
De taakwachtrij en prioriteit in Power Automate
Naarmate het aantal gerobotiseerde processen binnen de organisatie toeneemt, wordt het belangrijk dat het inzichtelijk is wanneer bepaalde processen moeten draaien. Processen die starten komen automatisch in de taakwachtrij.
De taakwachtrij is handmatig te beheren. U kunt de processen stoppen, verschuiven en de prioriteit van het proces wijzigen. Dit kan handmatig in de taakwachtrij, maar kan ook bij het instellen van de flow waarin het proces start. Specifieke processen krijgen dan automatisch voorrang wanneer zijn in de taakwachtrij terecht komen.
Run geschiedenis en fouten
Per proces ziet u de geschiedenis van de runs. Mocht de bot tegen problemen aan lopen en het proces niet voltooien, dan is het hier ook terug te zoeken in welke stap en met welke reden dat gebeurd is. Deze gegevens worden gelogd in een Dataverse database en zijn met visualisatie tools zoals Power BI te ontsluiten. Hier gaan we in een latere blog verder op in.
Conclusie
Alles bij elkaar is het aansturingsplatform voor de bot in Power Automate zeer compleet. Ook licentie technisch positioneert Microsoft zich wederom zeer gunstig. Waar u bij andere tooling fors moet betalen voor een dergelijk platform, zit het gebruik van Power Automate in de RPA-licentie inbegrepen. Hierdoor heeft u met één licentie direct een volwaardig RPA-platform tot uw beschikking.
