Grip houden op uw Power Automate Desktop bots met Power BI

Begin maart kondigde Microsoft aan dat Power Automate Desktop (PAD) kosteloos beschikbaar wordt voor Windows 10 gebruikers. Dit maakt het automatiseren van uw dagelijkse taken nog laagdrempeliger. Zelf aan de slag? Lees onze vorige blog waarin wij 10 handige PAD Studio acties uitleggen. Op het moment dat u aan uw tweede, derde of zoveelste bot begint, is het belangrijk dat u grip houdt op alle geautomatiseerde processen. Dit kan met een RPA Performance dashboard.

RPA Performance dashboard
RPA Performance dashboard

In deze blog wordt gesproken over ‘run’ en ‘transactie’. Hiermee wordt het volgende bedoeld:

Run: een run is de volledige uitvoering van een geheel proces. Een run heeft een starttijd en eindtijd en kan succesvol of onsuccesvol zijn. Succesvol wil zeggen dat de run zonder fouten het einde heeft bereikt. Onsuccesvol wil zeggen dat er een technische fout is opgetreden en de bot het einde van het proces niet heeft bereikt. Een run kan nul, één of meer transacties bevatten. De uitkomst van een run kan zijn dat er geen transacties te verwerken zijn en is dan ook niet te loggen op transactieniveau.

Transactie: een transactie is één verwerking binnen een run. Een run kan meerdere transacties bevatten. Voorbeelden van transacties zijn te verwerken facturen, administraties waarvoor een taak verricht wordt, orders, etc. Een transactie heeft een uniek ID, kan succesvol of niet succesvol verwerkt zijn en kan een opmerking over de uitvoering bevatten. Onsuccesvolle transacties zijn functionele uitval. De run is dan verder wel doorgelopen maar de specifieke transactie is uitgevallen door een validatie of een fout. Een run hoeft geen transacties te bevatten.

Dataverse run logging Power Automate

Binnen Power Automate stelt Microsoft een aantal standaard dashboards beschikbaar via de analyse pagina’s. Op deze manier zijn er per bot run algemene gegevens inzichtelijk met betrekking tot de gebruikte acties, duur, eventuele errors, etc. De gegevens worden gelogd in Dataverse tabellen die vrij te ontsluiten zijn om ook zelf dashboards en overzichten te ontwikkelen. Het is mogelijk om in één overzicht gegevens vanuit verschillende runs en meerdere bots te combineren. Dataverse (voorheen Common Data Service) is een cloud database die binnen het Power Platform te gebruiken is voor logging, maar ook voor allerlei andere toepassingen bij het bouwen van (desktop) flows en apps. Goed om te vermelden is dat het standaard dashboard alleen rungegevens bevat. Alle data die Desktop flows op een server verwerkt blijft op die server staan. 

Power Automate Analytics
Standaard Power Automate Desktop dashboard

Logging op transactie niveau

Om nog meer inzicht te krijgen in de verwerking per bot is het aan te raden om op een gedetailleerder niveau de resultaten te registreren. Wij maken hierbij onderscheid tussen de logging op runniveau, waarbij het gaat om run duur van de gehele run, acties en errors. En logging op transactieniveau, waarbij inzichtelijk wordt welke transacties een bot al dan niet succesvol heeft verwerkt. Het wordt vastgelegd waarom en door welke validatie of regel de transactie niet is voltooid. Deze informatie is op verschillende manieren terug te koppelen vanuit de Power Automate Desktop flow op een serveromgeving of desktop naar de bovenliggende Power Automate laag en vast te leggen binnen daarvoor aangemaakte Dataverse tabellen.

RPA Performance dashboard in Power BI

Standaard combineren wij zowel de run- als de transactiedata in RPA Performance dashboard in Power BI. Dit dashboard bestaat uit meerdere onderdelen. Zo is er een live monitoring dashboard pagina waar de proces eigenaren direct inzicht hebben in de lopende processen. Hierin wordt inzichtelijk welke bots als laatste gedraaid hebben en of er eventuele handmatige opvolging noodzakelijk is vanwege functionele uitval in de transacties. Dit dashboard kan bijvoorbeeld op groot scherm op de afdeling getoond worden.

RPA live monitoring dashboard

Daarnaast is het belangrijk de performance van de bots over de tijd inzichtelijk te maken op zowel run- als transactieniveau in een trend dashboard. Welke bots vallen te vaak technisch uit of welke bot heeft een te hoog percentage van functionele uitval in de transacties? Aan de hand van dit dashboard kijkt u kritisch welke bots onderhoud nodig hebben of welke processen mogelijk nog eens kritisch bekeken dienen te worden. Daarnaast kunt u met dit dashboard de opbrengst voor de klant zelf inzichtelijk maken.    

Meer informatie?

App mij