Hoe RPA de processen in de retail sector efficiënter maakt!
Robots in de retail? Ja die zijn er al. Afhankelijk van hoe u een robot voor u ziet? Een robot met armen en benen? Die zijn wij nog weinig tegengekomen. Robots in de distributiecentra van retailers zijn voor mensen vaak wel bekend. Als u anders naar robots kijkt en ze ziet als automatiseringstool, dan zijn ze dichterbij dan u denkt. Denk bijvoorbeeld aan zelfscan kassa’s bij de supermarkt. Of nog een stap verder zijn winkels waar u zonder fysiek te betalen de producten mee naar buiten kan nemen. Helaas, naderhand schrijft de winkel het bedrag gewoon van uw rekening af. Alles wordt aan de hand van camera’s en sensors geregistreerd. Deze robots bedoelen wij niet. Wat dan wel? Laten we beginnen met de uitleg van Robotic Process Automation (RPA).
Wat is RPA?
Voor diegene die nog niet bekend zijn met RPA. Hierbij een korte uitleg.
RPA Robots oftewel software robots zijn in staat om veel – zo niet alle – menselijke gebruikersacties na te bootsen. Ze loggen in op alle systemen en applicaties (ERP, webbrowser, e-mail, Excel etc.), verplaatsen bestanden en mappen, kopiëren en plakken gegevens en vullen formulieren in. RPA richt zich primair op processen met de volgende kenmerken:
- Veel handmatige handelingen;
- Veel routine werk;
- Rule-based;
- Grote mate van standaardisatie;
- Digitale input.
Beter gezegd: RPA imiteert menselijke handelingen, bestuurt alle systemen en applicaties via user interface, verwerkt data in formats, werkt continu (24/7) en heeft een hogere nauwkeurigheid dan mensen. RPA vereist geen grote IT-wijzigingen, is eenvoudig te schalen en toekomstbestendig!
Mocht u meer willen weten, lees dan onze blog ‘Wat is RPA‘ en ‘Is RPA iets voor mijn organisatie‘ of kijk onderstaand filmpje waarin u een robot werkbonnen ziet controleren en verwerken.
RPA in beeld
Toelichting video:
In deze video ziet u het proces van De Krom (stratenmakersbedrijf). Voorheen controleerde de drie administratieve medewerkers elke vrijdag en soms zaterdag handmatig de werkbonnen. Staat er een bewakingscode en projectnummer op, kloppen de prijsafspraken etc. Zo ja, dan klopten zij de werkbonnen over in het ERP-systeem. Het proces is helemaal gerobotiseerd. In de video zie je het proces vanaf het moment dat de robot werkbonnen uit de mail heeft gehaald en heeft samengevoegd in een uniform Excelbestand. De robot controleert de werkbonnen op basis van de business rules en zet deze in het systeem. Echter, wat je niet ziet is de daadwerkelijke controle van de werkbonnen. Dit gebeurt in Excel en op de achtergrond. Het is niet altijd nodig om acties via de voorkant uit te voeren. Als het niet anders kan, dan voert de robot het proces front-end in.
Johan de Krom (eigenaar De Krom): “Dankzij jullie besparen we al meer dan 2 jaar flink op de administratieve loonkosten!”
Hoe worden robots (RPA) in de retail ingezet?
Wellicht heeft u al enkele ideeën waar u RPA in kan zetten binnen uw organisatie? Nog niet? Geen probleem.
Als wij naar onze huidige klanten kijken, dan zijn de volgende processen interessant om te robotiseren:
- Artikelcreatie;
- Controle vervoerdersfacturen (bijv. leverdatum: recht op reclameren);
- (Af)bestellen;
- Controleren en verwerken van (inkoop)facturen, voordat het de Scan & Herken (e-facturatie) software ingaat;
- Dagelijkse rapportage;
- Invoeren exchanges rates;
- Uitvoeren aangiftes;
- Onderhoud masterdata;
- Aanmaken EAN codes;
- BTW aangifte;
- verwerken facturen;
- Aanmaken geannuleerde backorders.
Misschien moeten we even inzoomen op het proces voor de controle van vervoerdersfacturen.
Waarom u de controle van vervoerdersfacturen vanaf nu door een robot laat uitvoeren!
Veel bedrijven werken samen met vervoerders. De vervoerders sturen regelmatig facturen voor het leveren van pakketten en deze betalen de organisaties ook netjes. Controle op de vervoerdersfacturen? Veel organisaties controleren deze facturen nauwelijks omdat het simpelweg te veel werk is. Maar wanneer deze facturen een aanzienlijk deel is van de kosten dan is een controleren hierop aan te raden.
Wat nu als de robot de controles uitvoert? Denk aan controles als:
- Wordt de zending dubbel gefactureerd
- Zijn de gefactureerde toeslagen terecht
- Zijn de gefactureerde zendingen daadwerkelijk en tijdig uitgevoerd.
De robot kijkt op de website van de vervoerder en kijkt bijvoorbeeld naar de leverdatum, klopt de toeslag etc. Mocht iets niet kloppen dan koppelt de robot het terug bij de procesverantwoordelijke. Op basis hiervan kan diegene bij de vervoerder aankloppen om geld terug te vragen. Wie wil dit nu niet?
Alle hierboven genoemde processen hebben wij al geautomatiseerd.
Top! Loop dan eens langs de afdelingen en bepaal waar mensen nog bezig zijn met routinematige handelingen, systemen/applicaties niet met elkaar communiceren of waar de irritatie in werkzaamheden zit. Gevonden? Plan hier dan een kennismaking in om te bepalen of het proces geschikt is om te robotiseren.
Robots in de retail? Nu in de mode!
