Power Apps voor beginners

Na het lezen van deze blog bent u geen beginner meer op het gebied van Power Apps. Waarschuwing: de kans is groot dat u hierna besluit Power Apps binnen uw organisatie uit te rollen en dat uw organisatie een hogere medewerkers- en klanttevredenheid behaalt! Lees dus vooral niet verder wanneer u uw huidige tevredenheidscores wel oké vindt!

U en uw medewerkers kennen ze wel; de apps van Whatsapp, Facebook, LinkedIn et cetera. Het maakt het leven allemaal wat makkelijker. Wellicht dat u ook al enkele apps op de werkvloer gebruiken? Bijvoorbeeld een app om de tijd te registreren, reparaties in te plannen of taken bij te houden. Dit zijn niet uw eigen apps. Wist u dat uw organisatie nu zelf in staat is om op een laagdrempelige manier apps te ontwikkelen? Dat kan, met Power Apps. Maar wat is Power Apps, wat kunt u er mee en wat zijn de voordelen? Dit leest u in deze blog.

Wat is Power Apps?

Microsoft Power Apps is een ‘low-code’ oplossing om apps te ontwikkelen om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Werknemers binnen de organisatie kunnen gebruik maken van deze apps. Daarnaast is het ook mogelijk externe gebruikers toegang te geven via Power Apps Portals.

Power Apps bevat kant-en-klare sjablonen inclusief kant-en-klare AI-componenten die eenvoudig zijn te verslepen, waardoor je op een eenvoudige manier apps kan ontwikkelen.

Er zijn twee ‘soorten’ apps:

  1. Model-driven apps Vanuit een template ontwikkelt u een app. Doordat er verschillende templates beschikbaar zijn kunt u relatief snel en gemakkelijk een app ontwikkelen. Het nadeel is dat u beperkt ben aan de templates die beschikbaar worden gesteld. De flexibiliteit is minder en u kunt bijvoorbeeld beperkt de lay-out van de navigatie o.i.d. aanpassen.

  2. Canvas-app Voor de echte liefhebber! U kunt helemaal losgaan op het ontwikkelen van de app. U begint vanaf 0 met bouwen en moet dus overal over nadenken! Er zijn enkele standaard componenten beschikbaar, zoals galerijen, buttons etc. Deze sleept u gemakkelijk in het scherm. De meeste ‘standaard’ functionaliteiten zijn in de app aanwezig. Echter, de uitdaging zit in de functionaliteiten achter bijvoorbeeld een knop. Wanneer u de knop werkzaam wilt hebben (misschien een goed idee), dan moet er nog in de properties worden geprogrammeerd. Dit lijkt enigszins op een complexe Excel-formule. Het connecten van verschillende databronnen in de app, oftewel complexere business logica vraagt om programmeren in de code en is uitdagender dan ‘zomaar’ een app ontwikkelen. Het nadeel is dus dat het minder ‘lowcode’ is en niet elke medewerker dit dus zomaar kan. U moet binnen uw organisatie opzoek naar een ‘citizen-developer’ of naar een externe partij die de app gaat ontwikkelen.

Businessmensen met weinig tot geen codeerervaring maar wel affiniteit met IT en techniek die applicaties bouwen met IT-goedgekeurde technologie. Voordeel van deze citizen developer is dat dit type ontwikkelaar zonder hulp van de IT-afdeling een organisatie snel kan laten innoveren.

Definitie citizen developer

Concreet voorbeeld verschil model-driven app en canvass-app

Wanneer u bij canvas een navigatieonderdeel maakt en de gebruiker wilt naar de volgende pagina – en u wilt dat paginanummer 2 ‘oplicht’ in plaats van 1; dan moet u dat zelf bouwen. Complexer is bijvoorbeeld het invullen van formulieren. Wanneer vervolgens op ‘volgende, verstuur o.i.d.’ wordt geklikt is het wel zaak dat de variabelen worden wegeschreven en weggehaald, zodat de volgende bezoeker nieuwe input kan leveren. Over iedere stap moet u dus nadenken.
Bij model-driven apps staan de componenten al klaar en heeft u minimale code nodig om bepaalde acties uit te voeren. Daar tegenover staat dat er weinig vrijheid is om uw eigen ‘sausje’ over de app te doen.

Het is mogelijk om canvas apps te gebruiken in model-driven pagina’s. Hierdoor kunt u deze specifieke pagina’s complexer maken. Voorbeelden hiervan komen in een volgende blog terug.

Waarom zou ik zelf een app ontwikkelen terwijl er voor ‘bijna’ alles al een app is?

Het is aannemelijk dat u al een app heeft voor uw CRM-systeem, uren bijhouden, rittenregistratie et cetera. Wanneer kiest u dan toch voor een eigen app? Wanneer u bijvoorbeeld binnen de organisatie ‘gaten’ moet vullen die niet met andere applicaties of software worden opgelost. Of dat uw behoefte zo klant specifiek is dat er toch geen app voor is. Door gebruik te maken van Power Apps kunt u op een laagdrempelige manier een eigen app ontwikkelen. Eigenlijk komt het neer op een kosten/baten analyse.

Nog meer voordelen van Power Apps

Het mooi van Power Apps is de integratie met office365, Power Automate, dataverse als achterliggende database, RPA of BI.

  • Integratie Power BI en Power Apps

U kunt bijvoorbeeld Power apps gebruiken in Power BI. Vanuit de eigen app wordt direct de ingevoerde data in de dashboard van Power BI geplaatst. Maar, het kan ook andersom. U heeft alle dashboards al tot uw beschikking, maar in uw app worden alleen uw belangrijke visualisaties afgerond. Voorbeeld: Er is een app waarin u kantoorruimtes kunt reserveren. Maar voor u is dit minder relevant, veel relevanter is hoe druk het op een bepaald moment op kantoor is. Met een druk op de knop ziet u alleen deze relevante data in een voor uw ontwikkelde dashboard.

  • Power App Portal

Binnen Power Apps is het mogelijk om een portaal te maken. Onlangs hebben wij bij Patina een portaal ontwikkeld. Patina is een dakdekkersbedrijf dat veelal met woningcorporaties samenwerkt. Wanneer een bewoner een lekkagemelding deed, ging vervolgens Patina de bewoner bellen/mailen om een afspraak in te plannen. Wanneer een bewoner nu een lekkagemelding doet kijkt de RPA-software welke dakdekker de benodigde kwalificaties heeft plus welke dakdekker ruimte in de agenda heeft om de reparatie uit te voeren. De RPA-software stuurt vervolgens via de mail of telefoon een bericht met daarin de link naar het portaal. De bewoner kan vervolgens zelf de afspraak inplannen. Dit portaal is ook in Power Apps gebouwd.

Portaal Patina

Power Apps studio

In de studio staan een aantal standaard templates die u door middel van drag en drop neerzet. Daarnaast ook codecomponenten die bepaalde acties uit te voeren. Wilt u meer acties uitvoeren, dan moet u in een soort Excel-formule de benodigde code toevoegen. Het is dus niet een code editor zoals Visual Studio van Microsoft. Hieronder ziet u de studio. Voor de knop ‘submit’ heeft u al een aantal regels code nodig om deze te laten werken. Het gaat dus verder dan alleen maar drag en drop.

Power Apps studio
Power Apps studio

Wat zijn de kosten van Power Apps?

Er zijn verschillende licenties mogelijk.

  1. €4,20 per maand per gebruiker. Binnen 1 licentie kunt u en/of uw medewerkers maar van één app gebruik maken. U kunt als organisatie kiezen voor 1 canvas app of 1 model-driven app of 1 portal. Wilt u meerdere apps per gebruiker, dan moet u een tweede licentie aanschaffen. Wilt u 4 of meer apps per gebruiker, dan is het verstandig om naar onderstaande licentie te gaan kijken.
  2. €16,90 per maand per gebruiker. U en uw medewerkers kunnen een onbeperkt aantal apps bouwen en gebruiken. Per licentie ontvangt u de benodigde capaciteit om simpele apps uit te voeren. Dit zijn apps waarbij weinig data uitwisseling plaatsvindt. Moet de app grote datasets ophalen? Dan zijn er andere – iets duurdere – capaciteitenlicenties nodig die Microsoft dataverse bevatten. Wilt u een app dia AI bevat om bijvoorbeeld ongestructureerde data uit te lezen? Dan gaan de licentieprijzen naar €421,70,- per maand, ongeacht het aantal gebruikers. Microsoft maakt hiermee AI voor het grote publiek beschikbaar!

Zoals u heeft gelezen kunt u Power Apps inzetten als tool om processen voor zowel uw klanten als medewerkers eenvoudiger, efficiënter en goedkoper te maken. Hoe gaat u Power Apps inzetten?

Neem via onderstaande knop contact op en we vertellen u graag meer.

Meer informatie?

App mij