We merken dat er nog vaak systemen en applicaties binnen organisaties worden gebruikt die niet de mogelijkheid bieden om een koppeling te realiseren met andere systemen of applicaties. Wanneer het wel mogelijk is, dan is de ontwikkelingen van deze koppeling in sommige gevallen te duur, niet schaalbaar of het duurt te lang. Organisaties kiezen daarom nog steeds om een medewerker handmatig de data in te vullen, te verwerken en te controleren. Omdat de robot menselijke handelingen op een PC kan imiteren en front-end systemen kan besturen, gaat het verder dan de huidige automatisering.
Onze software robots zijn gemaakt om repeterende processen uit te voeren. Tijdrovende-, routinematige-, en digitale processen, waarbij verschillende systemen worden gebruikt die niet (volledig) met elkaar communiceren en waar medewerkers nog bezig zijn met het overkloppen van gegevens, zijn geschikt om te robotiseren.
Welke situaties komen we in de praktijk tegen?
Natuurlijk is het ideaalplaatje een systeemlandschap waarin alle systemen naadloos met elkaar communiceren en integreren op een veilige en betrouwbare manier. De praktijk blijkt echter nog weerbarstig. Om allerlei redenen zitten organisaties nog met integratieproblemen. Hieronder geven wij een opsomming van de redenen die wij vaak tegenkomen:
-
Afhankelijkheid van een systeem die in de keten moet worden gebruikt, maar geen integratie ondersteund.
-
Koppelen met externe partijen niet mogelijk omdat de klant of leverancier dat niet ondersteund.
-
De huidige systemen vervangen duurt nog een aantal jaren, maar ondertussen is de situatie niet houdbaar.
-
Wens om te koppelen met veel verschillende systemen van klanten, leveranciers of partners.
-
De beoogde integratie blijkt technisch niet haalbaar of betaalbaar.
-
De beschikbare oplossing ondersteund onvoldoende mogelijkheden in volledigheid van data en tijdigheid.
Er zijn dus nog veel redenen waarom integraties moeilijk of soms onmogelijk te realiseren zijn. In die gevallen is het overwegen van een RPA oplossing zeker de moeite waard. Laten we eens naar twee concrete praktijkvoorbeelden kijken.
1. Integratie tussen moderne Low Code app en Legacy ERP
Mitsubishi Elevator Europe is een totaal dienstverlener in verticale mobiliteit. Denk hierbij aan alles op het gebied van liftinstallaties, onderhoud en renovaties. Zij hebben monteurs rondrijden die eventuele meldingen verhelpen. Om de serviceprocessen te verbeteren heeft Mitsubishi een app ontwikkeld op basis van een low code platform, waar een monteur na het afhandelen van de melding de benodigde gegevens in kan verwerken. Het was helaas niet mogelijk om deze gegevens automatisch vanuit de app naar het ERP systeem over te zetten. De reden is een legacy applicatie die over een aantal jaren vervangen dient te worden. Wanneer de integratie niet mogelijk zou zijn betekent dit dat er 1-2 FTE capaciteit op de serviceafdeling bezet zou zijn met overkloppen van data tussen de app en het ERP-systeem, met een kans op fouten en/of niet tijdige verwerking. Dit proces leent zich uitstekend voor RPA. De robot voert nu automatisch de data die door de monteurs in de app worden ingevoerd tijdig, juist en volledig in het ERP-systeem. Denk hierbij aan het registreren van storingen, uren en gebruikte materialen. De robot communiceert met de App via moderne API’s en met het legacy ERP systeem via de user interface.
2. Koppelen meerdere externe portalen
In onze vorige blog is Patina als voorbeeld genoemd waarbij de werkdruk afnam door het in gebruik nemen van een robot. Patina had namelijk de uitdaging dat voor meerdere woningcorporaties portalen moesten worden gekoppeld. Om dit te realiseren moest het met veel partijen worden samengewerkt en vanwege de diversiteit aan systemen zou dit een dure oplossing worden. Uiteindelijk was het koppelen van de systemen via API’s dus niet schaalbaar. Door gebruik te maken van RPA is er een generiek model ontwikkeld die data uit alle relevante portalen kan uitlezen en over kan nemen in het interne systeem. Dit was direct ook het vertrekpunt voor meer toepassingen van RPA binnen de interne processen.
Conclusie
Kortom, RPA kan een uitstekende oplossing zijn om integraties te realiseren. Daarnaast biedt RPA een platform voor bredere optimalisatie en automatisering van bedrijfsprocessen.
Ben je benieuwd wat een Robot als digitale medewerker nog meer binnen een organisaties kan betekenen? Bekijk hier zijn CV!
