De volgende stap: draagvlak creëren, is één van de belangrijkste stappen om RPA succesvol te implementeren.
In onze blog ‘Is RPA iets voor mijn organisatie?’ hebben we besproken welke stappen er doorlopen worden om een geschikt proces te vinden voor RPA. De volgende stap: draagvlak creëren, is één van de belangrijkste stappen om RPA succesvol te implementeren. Verandering blijft een lastig onderwerp. RPA levert tijdswinst op en verbetert de kwaliteit en efficiëntie van het proces, maar zorgt er wel voor dat collega’s werk moeten loslaten en overdragen. Hoe kunt u uw collega’s voorbereiden op de komst van de robot? In deze blog leggen wij verschillende scenario’s uit en geven wij u handvatten om hierop te anticiperen.
Draagvlak voor RPA creëren binnen de organisatie
U heeft als organisatie besloten dat RPA iets voor jullie is. De vervolgstap is om samen met de RPA-leverancier processen in kaart te brengen. Hoe gaat u de collega’s meekrijgen?
Er zijn verschillende scenario’s mogelijk die u als organisatie kan tegenkomen. Verschillende scenario’s vragen om verschillende acceptatiestrategieën. Volgens Ezerman zijn er verschillende strategieën om leiding te geven aan veranderingen. De één is uitdagender dan de andere. Mogelijke scenario’s met enkele bijhorende strategieën zijn hieronder kort beschreven.
Scenario’s
-
Als organisatie heeft u geschikte processen in gedachten en collega’s accepteren RPA.
Informeren, ondersteunen en overtuigen: Stel de desbetreffende collega’s op de hoogte van de plannen van de organisatie om met RPA aan de slag te gaan. Leg uit wat RPA is en hoe het gekozen proces efficiënter wordt, waardoor zij uitdagender werk krijgen en benoem de overige voordelen van RPA. Deze zijn in onze vorige blog beschreven.
Faciliteren: Plan samen met de betrokken collega’s en de RPA-leverancier een moment om samen de processen verder uit te werken.
-
Als organisatie heeft u geen of nauwelijks idee welke processen interessant zijn. Collega’s hebben ideeën en u ervaart weinig weerstand.
Informeren, ondersteunen en overtuigen: Loop langs de backoffice en leg uit dat u als organisatie RPA overweegt en u hen hierbij wilt betrekken. Benoem de voordelen die het de collega’s oplevert. Vraag daarna naar werkzaamheden die zij uitvoeren, hoeveel tijd zij er aan kwijt zijn en hoeveel energie het kost en/of irritatie veroorzaakt.
Faciliteren: Plan samen met de desbetreffende collega’s en de RPA-leverancier een sessie in om processen verder uit te werken.
-
Als organisatie heeft u nog geen idee welke processen geschikt zijn. U vraagt aan collega’s welke processen veel uren en energie kosten, maar u ervaart veel weerstand.
Als organisatie heeft u kennisgemaakt met RPA. Helaas heeft u niet direct duidelijk welke processen in de organisatie geschikt zijn voor RPA. U bent langs de afdelingen gegaan en heeft gevraagd naar geschikte processen. Helaas krijgt u weinig respons. Impasse. En nu?
Informeren, ondersteunen en faciliteren: Wij merken dat organisaties het soms lastig vinden om processen te vinden die in aanmerking komen voor RPA. Om die reden organiseren wij regelmatig een interactieve sessie met desbetreffende organisaties om inzichtelijk te krijgen welke processen geschikt zijn voor RPA. Organisaties krijgen inzicht in hun eigen processen en kiezen aansluitend dikwijls voor RPA of om de processen eerst in hun bestaande systemen te optimaliseren. Er wordt kritisch gekeken naar bestaande processen.
Wat houdt de interactieve sessie in. De eerste sessie staat in het teken van een workshop waarin de te betrekken collega’s kennismaken met RPA en ook een aantal oefeningen met elkaar doen om wat dieper te verkennen wanneer een proces wel of niet geschikt is voor RPA. Tevens gaan de collega’s zelf aan de slag met RPA software, om gevoel te krijgen bij de oplossing. Na deze sessie gaan collega’s nadenken over welke processen binnen de organisatie geschikt zouden zijn voor RPA. Hierbij wordt tevens gevraagd om een procesbeschrijving te maken van de geselecteerde processen en deze worden in de tweede sessie aan de hand van meerdere criteria beoordeeld. De ervaring is dat de collega’s de toegevoegde waarde van RPA zien en het omarmen. De implementatie wordt hierdoor een stuk makkelijker!
De bovenstaande scenario’s hebben 1 ding gemeen. De collega’s worden direct bij het proces betrokken. Dit is essentieel voor een succesvolle implementatie!
Deel het succes!
Wanneer de eerste successen van de robot bekend zijn en gedeeld worden met collega’s, ziet u dat meer collega’s de toegevoegde waarde van RPA inzien. Het resultaat daarvan is dat collega’s met persoonlijke (kleine) processen aankomen. Daar zitten goede processen tussen, maar helaas ook minder geschikte processen. Blijf kritisch met het kiezen van processen om te robotiseren. Het moet niet robotiseren om het robotiseren zijn, maar robotiseren om efficiëntie en kwaliteit te verbeteren!
Bron: Ezerman, G.C., Zeven strategieën om leiding te geven aan veranderingen, in: Vrakking W.J. (red.), Management van organisatievernieuwing, Kon. Vermande BV, Lelystad 1986.
