“Peacock helpt je met hun RPA-oplossing bedrijfsprocessen te optimaliseren, waardoor medewerkers zich met uitdagende taken kunnen bezighouden. Peacock is een fijn bedrijf om mee samen te werken.”

 

Frankie Who | Servicemedewerker | Patina dakdenkers

Frankie Who | Servicemedewerker

Uitdagingen
Vanwege het groeien van ons klantenbestand en de hoge lat die de medewerkers zichzelf hebben opgelegd wat betreft het bieden van service aan de klanten, hadden we last van veel druk op de afdeling ‘Lekkage’. Door de druk werden sommige processen, zoals het beheren van de portalen van de woningcorporaties, een extra taak die wel eens vergeten werd. Je kunt je voorstellen dat tijdens een storm de telefoon roodgloeiend staat en de portalen volstromen met meldingen. Door grote drukte kwamen de medewerkers er pas later aan toe om de meldingen in het eigen systeem over te nemen. Daarom hebben wij ervoor gekozen om als eerst de portalen door de robot te gaan laten verwerken en die bonnen in te voeren in ons systeem We zijn erg tevreden over de robot en hebben ervoor gekozen om RPA op nog meer processen in te zetten.

Waarom gekozen voor Peacock?

Wat heeft de RPA opgeleverd?

Wat vinden de medewerkers?

Wat vindt u van de samenwerking?

Frankie's RPA advies

Wij werden door Peacock benaderd en hebben hen toen voor een kennismaking uitgenodigd. Zij hebben over hun RPA oplossing verteld en wat dit voor ons kon betekenen. Wij hebben binnen Patina een vergelijking gemaakt tussen Peacock en een andere partij, waaruit uiteindelijk Peacock naar voren is gekomen. Mede door de directheid, het gelijk schakelen en goed meedenken is de keuze op Peacock gevallen.

In maart 2019 hebben wij het eerste proces lekkagemeldingen laten robotiseren. De robot ging elk uur langs twee woningportalen en zet alle lekkagemeldingen direct in ons eigen systeem. Inmiddels gaat de robot elk uur langs vier portalen en zet de meldingen over in het eigen systeem. Ondertussen hebben we ook tal van andere processen door de robot laten uitvoeren, denk hierbij aan het verwerken van werkbonnen, de controle op openstaande werkbonnen, het klaarzetten van betaalruns en het aanmaken, valideren en inboeken van facturen. Concrete resultaten zijn:

  1. Verlaagde werkdruk op de betrokken afdelingen;
  2. Snellere doorlooptijden van processen zoals de lekkagemeldingen;
  3. Een tijdsbesparing van ongeveer 1 FTE.

De robot heeft in het eerste kwartaal van 2020:

  • 435 meldingen uit de portalen overgenomen en aangemaakt in het eigen systeem en dit zal in de toekomst alleen maar toenemen door het toevoegen van portalen;
  • 1092 werkbonnen van onze medewerkers verwerkt;
  • Dagelijks controleren en rapporteren op afhandeling van alle openstaande werkbonnen.

Sinds kort wordt de robot ook op andere afdelingen dan de service afdeling ingezet.

Processen die gerobotiseerd zijn:

  • Tweemaal per week worden betaalruns klaargezet voor de financiële administratie voor verdere afhandeling;
  • Dagelijks aanmaken, valideren en inboeken van facturen. In ons eigen ERP worden de facturen ingeboekt en de PDF facturen gegenereerd. De robot controleert of de prijzen overeenkomen en boekt de factuur in het portaal van de klant.

De winst in uren en verlaagde werkdruk loopt dus constant op voor ons!

Sommige collega’s dachten dat er een daadwerkelijke robot rond zou gaan rijden, erg grappig. De meeste collega’s hebben het zeer positief opgevangen, zeker omdat de service afdeling dik in het werk zat was de robot een welkome hulp. Ik heb zelf de verantwoordelijkheid gekregen om de robot te helpen ontwikkelen (het aandragen van nieuwe werkzaamheden en het monitoren en testen) en ik heb bij het hele bedrijf ook gevraagd of zij konden nadenken of zij werk hadden voor de robot, waarop verschillende afdelingen met meerdere processen aankwamen zetten. Ook in ons maandelijks kantooroverleg is de robot regelmatig ter sprake gekomen en hebben we collega’s van verschillende afdelingen op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen. Al met al dus een positief gevoel bij het hele bedrijf.

Ik vind het erg gezellig! Als er processen worden ontwikkeld heb ik bijna dagelijks contact met Peacock. Dit verloopt altijd vrij soepel. Ik vind het erg knap dat Peacock zo snel de bedrijfsprocessen door heeft zodat de robot goed kan functioneren. Peacock denkt constant mee hoe we de robot zo soepel mogelijk kunnen laten draaien. Het werken bij ons op kantoor is ook een goed initiatief geweest, want daarmee verkorten we de lijnen. Daarnaast komt er bij vragen altijd bijna direct een reactie zodat we allemaal weer door kunnen. Heel prettig werken!

Peacock helpt je met hun RPA-oplossing bedrijfsprocessen te optimaliseren, waardoor medewerkers zich met uitdagende taken kunnen bezighouden. Peacock is een fijn bedrijf om mee samen te werken. Er wordt serieus geluisterd naar wat je zou willen en er wordt meegedacht en alle vragen worden direct opgepakt. Heerlijk om zo samen te werken!

Over Patina Dakdenkers
Patina is een dakdekkersbedrijf dat zich sinds 1991 bezighoudt met innovatief ‘dakdenken en-doen’, zodat zij de opdrachtgevers – professionals in de bouwbranche – van dienst kunnen zijn met het ontwerpen, construeren, vervaardigen, verduurzamen, beveiligen en beheren van platte en hellende daken.

Over Frankie Who
Frankie Who. Sinds 5.5 jaar werkzaam bij Patina. Begonnen als service medewerker op de lekkage afdeling en daarbij facturatie gaan doen. Inmiddels houdt ze zich ook bezig met het verbeteren van bedrijfsprocessen.

App mij