Volgens Gartner groeit de markt van Robotic Process Automation (RPA), oftewel software robots binnen 2 jaar naar bijna 11 miljard euro! Steeds meer bedrijven omarmen de software robots en zetten deze in bij routinematige bedrijfsprocessen. U ook?
Wat zijn software robots?
Software robots, oftewel virtuele medewerkers, RPA of softbots zijn óf al uw beste vrienden of worden dit binnenkort. Software robots voeren alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter uit. De werkzaamheden die de ‘meeste’ mensen niet leuk en uitdagend vinden, maar die wel moeten gebeuren.
De software robot imiteert menselijke handelingen. Zo kan hij alle systemen en applicaties besturen en verwerkt hij de benodigde data. Daarbij is switchen tussen software en programma’s geen probleem. De software robot doet dus precies wat een medewerker op de computer doet. Bovendien werkt hij continu (24/7) en heeft een hogere nauwkeurigheid dan mensen. Het gebruik van een software robot vereist geen grote IT-wijzigingen, is eenvoudig te schalen en toekomstbestendig!
“Haal de robot uit de mens; zorg voor wat belangrijk is en robotiseer de rest.”
Wat zijn de voordelen van een software robot:
- Snelle terugverdienperiode (<1 jaar)
- De robot controleert vooraf of alle benodigde gegeven zijn ontvangen en controleert deze aan de hand van uw business rules
- Efficiëntie: De software robot werkt 24/7 en wordt nooit ziek. Doordat de robot gericht feedback geeft, stapelt het werk zich niet meer op. De doorloopsnelheid neemt toe!
- Klant en medewerkerstevredenheid: alle betrokken partijen krijgen sneller hun informatie en van hogere kwaliteit
- Snelle implementatie: Binnen 2-4 weken draait de robot in uw omgeving
- Werkvreugde: De software robot voert het geestdodend werk uit. Uw medewerkers hoeven zich alleen nog met uitdagende/controlerende taken bezig te houden.
Hoe vind ik geschikte processen?
Kijk waar mensen bezig zijn met:
- Het verkrijgen, verwerken en verplaatsen van data
- Controleren datakwaliteit
- Invoeren & updaten van masterdata
- Uitvoeren van controles
Deze processen vindt u waar uw collega’s met verschillende systemen en applicaties werken. Denk aan de administratie- en/of serviceafdeling.
Praktijkvoorbeeld 1: Opvragen van leverdata van artikelen bij leveranciers
Voorheen waren de inkopers van een groothandel veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen over de leverdatum van artikelen bij leveranciers of het opzoeken van ontbrekende gegevens om deze vraag überhaupt te kunnen beantwoorden.
De verkopers stuurde een mail naar de inkopers met de vraag wanneer de klant het artikel mocht verwachten. Zij moesten vervolgens in twee verschillende systemen kijken of er een verwachte leverdatum bekend was of dat het artikel al in het magazijn was gearriveerd. De uitkomst hiervan werd aan de verkoper teruggekoppeld.
U kunt zich voorstellen dat dit proces efficiënter kan en misschien wel moet. Het was niet mogelijk om deze twee systemen met elkaar te koppelen. RPA is dan perfect geschikt! De robot krijgt de gestelde vraag in een format aangeleverd en controleert of alle benodigde gegevens zijn ingevuld. Alles goed ingevuld? Dan doet de robot een tal van controles en kijkt in systeem 1 of het artikel op de onderhanden werklijst staat. Staat het artikel op deze lijst? Dan koppelt de robot aan de verkoper terug dat het artikel binnen twee werkdagen klaar is voor levering. Als het artikel niet op de onderhanden werklijst staat, kijkt de robot in systeem 2. Op basis van de inkoopbon en de desbetreffende leverancier zoekt de robot het artikel op en stuurt een mail naar de leverancier met een vraag over de status van het leveren van het artikel. De verkoper wordt in de cc meegenomen. Reactie terug van de leverancier? De robot update vervolgens het systeem met de laatst bekende leverdatum van het artikel.
Welke processen zijn geschikt voor een software robot?
Processen zijn geschikt wanneer ze (gedeeltelijk) voldoen aan onderstaande regels:
- Gestandaardiseerd. Het proces hoeft niet 100% gestandaardiseerd zijn. Wanneer 80% van het proces gestandaardiseerd is, kunt u dat met een robot oppakken. Let op, het proces moet vastliggen, er is voor de robot geen ruimte voor interpretatie
- Tijdrovend. Hoe meer uren de werkzaamheden kosten, hoe sneller de terugverdienperiode is
- Repeterend; 6-8 uur per week. Maandelijks is ook geen probleem
- Verschillende systemen gebruiken die niet (volledig) met elkaar communiceren
- Processen die verbeterd kunnen worden
Wat zijn de kosten van Robotic Process Automation (RPA) software?
De software robot draait op RPA-software die op een server of laptop wordt geïnstalleerd. Een ruwe schatting die meestal wordt gegeven is dat u voor een simpel proces (twee data extractie punten) richting de €5.000,- eenmalige kosten gaat en een complex proces richting de €15.000,-. Peacock werkt altijd met een fixed fee. Geen verrassingen achteraf!
Buiten de consultancy kosten om zijn er ook licentiekosten van toepassing. Naast de gratis proefversies, kunt u vanaf €400,- licentiekosten per jaar al aan de slag met een professioneel RPA-platform.
Praktijkvoorbeeld 2: Controleren crediteuren inbox
Iedereen kent het wel. Net een mooie scan en herken software aangeschaft om de crediteuren inbox uit te lezen en te verwerken, blijkt er achteraf een hoop uitval te zijn omdat er veel vuiligheid in de mailbox zit. Herinneringen, reclame, aanmaningen, meerdere facturen in één PDF etc. zorgen ervoor dat uw facturatie-oplossing niet optimaal werkt.
Onze software robot controleert de crediteuren inbox op basis van meerdere regels. Wanneer het geen factuur betreft – maar een herinnering, reclame, aanmaning etc. – wordt de mail in de daarvoor bestemde mailbox gezet. De overgebleven e-mails/facturen worden gecontroleerd op de aanwezigheid van meerdere of andere soortige bijlagen dan PDF. Als dat het geval is worden deze doorgezet naar een medewerker. Zo niet, dan controleert de robot op de aanwezigheid van factuuradres, ordernummer, kostenplaats, referentie en projectnummer. Is dit aanwezig? Dan wordt de factuur doorgezet naar de scan en herken oplossing. Hierdoor worden er minder facturen afgekeurd en worden de medewerkers op meer uitdagende werkzaamheden ingezet!
Implementatie van RPA door Peacock
Heeft u geschikte processen die u wilt robotiseren? Voor een gemiddeld proces ziet ons implementatietraject er als volgt uit:
- Week 1-2 Proof of Value: Wij tonen aan dat de robot technisch het proces kan uitvoeren. De robot kan alle benodigde systemen en applicaties bedienen om het proces uit te voeren. We gaan uit van de ‘happy flow’; geen uitzonderingen. Hierna staat er een ‘basis’ software robot.
- Week 3-4 Implementatie: Wij brengen samen met u alle scenario’s in kaart en bouwen de business-rules in. Hierna wordt de robot live gezet en gaat deze volwaardige digitale medewerker zich direct terugverdienen.
- Week 5-6 Monitoring na Go live: Wij houden de robot twee weken in de gaten en springen bij wanneer nodig. Na deze 2 weken zijn alle scenario’s de revue gepasseerd en heeft u een stabiele digitale medewerker draaien.
U heeft de eerste robots draaien en u heeft besloten dat het hier niet bij blijft? Dan adviseren wij u de afweging te maken om of zelf robots te ontwikkelen, beheren en onderhouden of alles uit te besteden. De RPA-opleiding van Peacock stoomt uw medewerkers klaar in 3 deelcursussen en co-development. Wilt u meer weten over de RPA-opleiding of meer informatie over software robots? Schroom niet om contact op te nemen.
