Patina is een dakdekkersbedrijf dat zich bezighoudt met het construeren, vervaardigen, verduurzamen, beveiligen en beheren van platte en hellende daken. Waar bij sommige bedrijven de geschikte processen om te robotiseren niet direct duidelijk zijn en Peacock dan een workshop doet om de processen in kaart te brengen, was dit bij Patina niet het geval. Patina gaf direct aan het proces ‘meldingen overnemen uit de portalen van de woningcorporaties’ te willen robotiseren, door middel van onze software robot. Dit bleek direct een geschikt proces te zijn om te robotiseren.
Oude situatie
Patina werkt samen met meerdere woningcorporaties. De woningcorporaties hebben allen een eigen portaal waarin zij meldingen van bewoners vermelden. De meldingen bestaan uit lekkages, weggewaaide dakpannen etc. Helaas staan niet alle portalen een koppeling met het eigen systeem toe, of is het te duur om een koppeling te ontwikkelen, waardoor een medewerker van Patina een paar keer per dag de portalen moest langsgaan om te kijken of er nog openstaande meldingen waren. Je kunt je wel voorstellen wanneer het stormt, de telefoon roodgloeiend staat, de mailbox overstroomt, de aanvragen via de website oplopen en de portalen vollopen met meldingen. De medewerker(s) kwamen er pas later aan toe om de meldingen in het eigen systeem over te nemen. Om de druk op de medewerkers te verlagen is ervoor gekozen om dit proces te robotiseren.
Het proces is stap voor stap getoond aan de RPA-consultants van Peacock. Op basis van dit overleg wisten de consultants waar de uitdagingen van het proces lagen en hoe de software robot het proces moest uitvoeren.
Voorbereiding implementatie RPA
Het startschot heeft geklonken. Peacock kan aan de slag met het robotiseren van het overkloppen van meldingen uit de portalen in het eigen systeem. Het ontwikkelen en implementatie van het proces bestaat uit 3 delen:
- Proof of Value: In deze fase toont Peacock de toegevoegde waarde aan door het realiseren van een robot die onder toezicht van een operator het proces technisch kan afronden. Dit wil zeggen dat de robot alle benodigde systemen en applicaties kan bedienen.
- Implementatie: Peacock realiseert een zelfstandige robot die het proces overneemt en periodiek een verslag stuurt van de uitgevoerde werkzaamheden. Vooraf aan de implementatie zijn samen met Patina de business-rules afgestemd. Er wordt bepaald wanneer de robot een melding wel of niet mag uitvoeren en naar wie de afgewezen meldingen wordt doorgezet.
- Monitoring na go live: In deze periode draait de robot in de omgeving van Patina en wordt in de gaten gehouden of alle scenario’s goed worden verwerkt.
Nieuwe situatie proces ‘overnemen meldingen in het eigen systeem’
De software robot gaat elk kwartier langs de twee woningportalen, logt in als een mens, accepteert de meldingen die de robot mag verwerken en zet de meldingen direct in het systeem van Patina. Vervolgens stuurt de robot de serviceafdeling een rapport met welke meldingen wel of niet zijn overgenomen en geeft daarbij een uitleg waarom. De administratie kan indien nodig actie ondernemen. De robot doet exact hetgeen “na” wat de medewerkers voorheen ook deden.
Het resultaat is dat de werkdruk op de afdeling is verlaagd. De medewerkers nemen nog steeds de telefoon op, beantwoorden de mail en regelen de aanvragen die via de website binnenkomen. Ondertussen gaat de robot de portalen langs om de meldingen in het eigen systeem over te nemen. Bijkomstigheid is dat binnen het uur een melding is geaccepteerd en in het eigen systeem is gezet. Hierdoor worden de meldingen nog sneller opgepakt.
1 of meerdere processen door de software robot laten uitvoeren?
Of je 1 of meerdere processen gaat robotiseren is afhankelijk van het aantal processen wat binnen de organisatie is gestandaardiseerd. Peacock raadt aan om altijd met een proces te beginnen die minimaal 8 uur per week kost. Hierdoor is de terugverdienperiode kort. Processen die minder aantal uren in beslag nemen worden later gerobotiseerd. Uiteraard is dit geen harde criteria, maar meer een vuistregel die kan helpen om de juiste processen te identificeren.
Peacock werkt met het platform Microsoft Power Automate. Niet alleen inhoudelijk zijn er redenen om te kiezen voor Power Automate. De bijkomende kosten zijn betaalbaar en gemakkelijk te schalen. U bespaart veel kosten en uw medewerkers beleven meer plezier aan hun dagelijkse werkzaamheden. De terugverdientijd is kort (6 – 12 maanden). Kiezen voor Robotic Process Automation levert alleen maar winnaars op!
