Self-service Business Intelligence (BI) is dé manier om binnen enkele minuten rapporten of dashboards te creëren en data inzichtelijk te maken. Een kind kan de was doen. Zo klinkt het, maar is dat wel zo?
Wat is self-service BI?
Self-service BI is een ontwikkeling in het BI-landschap die eindgebruikers de mogelijkheid biedt om zelf – zonder hulp van de ICT afdeling – rapporten en inzichten te genereren op basis van een centraal datamodel. Informatie is sneller beschikbaar en daardoor verbetert de besluitvaardigheid.
Business Intelligence is onmisbaar voor het effectief en efficiënt sturen van een organisatie. Voor managers kan het verkrijgen van inzicht in de prestatieontwikkeling niet snel genoeg gaan. Gelukkig voor hen zijn BI-tools steeds toegankelijker. Gartner verwacht dat het opvragen en inzichtelijk krijgen van stuurgegevens in de komende jaren steeds meer naar de business gaat, waardoor deze minder afhankelijk is van dataspecialisten. Dat klinkt natuurlijk mooi, maar hoe maakt u dit als organisatie toepasbaar? In deze blog gaan we in op de voorwaarden voor het succesvol inzetten van self-service BI en de hierbij horende voordelen. Maar laten we beginnen met een voorbeeld.
Voorbeeld van self-service BI
Afdeling X heeft snel bepaalde inzichten nodig. In de oude situatie ging de medewerker langs de data analisten om rapporten aan te laten passen. Dit werd opgepakt op basis van prioriteit en zodra de data analisten tijd hadden. Het risico bestaat dat hierdoor de inzichten te laat vanuit de data worden verkregen. Met Self Service BI kan de medewerker met behulp van het vooraf gedefinieerde datamodel zelf rapportages maken en aanpassen.
Wat zijn de voordelen van self-service BI
Single version of the truth
We zien op verschillende plekken in organisaties dat klanten Excel-overzichten bijhouden. Dit kost niet alleen veel tijd omdat data steeds handmatig wordt ingelezen, het is ook foutgevoelig. Het zal niet de eerste keer zijn dat de projectleider en CFO afwijkende resultaten van een project voor ogen hebben, data-inconsistentie is met deze werkwijze onvermijdelijk. Daarom is het belangrijk om te werken vanuit een ‘Single version of the truth’. Bijvoorbeeld een BI-platform of ook wel datawarehouse. BI-consultants richten een datawarehouse in waarin zij data vanuit verschillende bronnen ontsluiten en valideren. Er wordt een datamodel ontworpen om data op een efficiënte en snelle manier beschikbaar te stellen. In afstemming met de business stellen zij definities vast en bepalen business rules. De data ververst dagelijks automatisch. Eindgebruikers kunnen met verschillende tools zoals Excel en Power BI verbinden met het BI-Platform en rapporten maken.
Snelheid
We zijn al lang niet meer in het tijdperk waarin u een rapport aanklikt om te genereren en vervolgens een kop koffie gaat halen. Gegevens moeten direct en op elk gewenst moment beschikbaar zijn. Tegelijkertijd slaan organisaties steeds meer data op en wordt het applicatielandschap complexer. Wanneer BI-rapporten rechtstreeks op de databron worden gegenereerd heeft dit, naast beperkte flexibiliteit, een negatieve impact op de snelheid. Een BI-Platform met een goed datamodel biedt hier een uitweg in.
Veiligheid
Een bijkomstig voordeel van het werken vanuit een BI-Platform is dat de veiligheid van de data gecentraliseerd wordt gewaarborgd. De kans op datalekken zal hiermee worden geminimaliseerd. Denk bijvoorbeeld aan de AVG, hoe gaat u hiermee om wanneer medewerkers lokaal met datasets aan het werk gaan?
Functiescheiding
U wilt dat medewerkers alleen relevante data inzien. Dit bespaart niet alleen tijd met het zoeken naar de gewenste kolommen maar voorkomt ook dat medewerkers gegevens inzien die niet voor hen bestemd zijn. In een BI-Platform worden rechten ingericht tot op regelniveau per gebruiker of gebruikersgroep.
Prijs
Naast de gratis versie – waar u mee kunt experimenteren wat de toegevoegde waarde van BI voor uw organisatie is bedrijf – betaal je voor de Pro versie €8,40 per maand per gebruiker. Power BI is daardoor een kosten efficiënte BI-oplossing.
Voorwaarden om self-service BI succesvol in te zetten
Training van personeel
Oké, het gebruik van een self-service BI-tool zoals Power BI is geen hogere wiskunde. Het is niet moeilijk om mooie rapportages te creëren. Vaak zijn dit statische rapporten die een beeld geven van de huidige situatie. Bijvoorbeeld; sales omzet deze maand 80K. Dit zegt op zichzelf weinig voor veel gebruikers. Als u weet wat de sales omzet van de vorige maand en in dezelfde periode in het vorige jaar was, en hoe dit percentueel is toegenomen of afgenomen, krijgt u hier al meer gevoel bij. Om er vervolgens conclusies uit te trekken wilt u zien wat de sales omzet per land, afdeling, sales team of manager was. U wilt op detailniveau analyseren hoe deze cijfers tot stand komen en worden beïnvloed. Om de volgende stap in self-service BI te zetten is het daarom belangrijk om het personeel te trainen. Wanneer gebruikers vastlopen bij complexere vraagstukken kan de hulp van bijvoorbeeld een BI-consultant worden ingeschakeld. Want laten we eerlijk zijn; iedereen kan tegen een bal aantrappen, maar dit maakt je nog geen profvoetballer.
Begin klein met self-service BI
We merken dat het voor organisaties verleidelijk is om direct overal rapporten voor te ontwikkelen. Het is natuurlijk goed om te experimenteren. Alleen het gevaar bestaat dat er een wirwar aan BI-rapporten ontstaat, zonder dat deze altijd een toegevoegde waarde hebben. Onze tip is; begin klein en simpel. Het doel van een rapport is immers inzicht bieden om vervolgens gericht te kunnen sturen. De vraag naar meer of gedetailleerde informatie zal hieruit automatisch volgen, waarna rapportages verder worden uitgebreid.
Heeft u als organisatie het gevoel dat er meer uit jullie BI-omgeving kan worden gehaald? Is BI al onderdeel van jullie bedrijfsvoering? Dan kan self-service BI een mooie vervolgstap zijn.
Waarom Power BI als self-service BI tool?
De bekendere namen, zoals Power BI, Tableau en Qlik beschikken over self-service mogelijkheden. De voordelen die bij elke oplossing terugkomen zijn: leveren tijdwinst op, self-service mogelijkheden en kunnen een grote hoeveelheid data afhandelen. Waarom dan toch voor Power BI kiezen?
Microsoft is de marktleider op het gebied van Analytics en Business Intelligence Platforms. Power BI maakt het voor organisaties makkelijk om op een laagdrempelige manier Business Intelligence te gebruiken. Power BI is dé Self-Service BI-oplossing die het eindgebruikers in staat stelt zelf data inzichtelijk te maken in dashboards en rapportages, zonder de hulp van IT.
Power BI training
In deze 2-daagse cursus helpen we u en een aantal collega’s de basis van het werken met Power BI. De cursus wordt Incompany gegeven, dus bij u op locatie en toegespitst op uw eigen praktijk.
Dit is wat u leert tijdens de 2-daagse cursus:
- Ontwerpen van dashboards en toepassen van filters
- Formules maken met Data Analysis Expressions (DAX)
- Visualisaties maken in Power BI desktop
- Mogelijkheden van Power BI Online
- Mogelijkheden van Power BI mobile app
Hiermee ontwikkelt u basiskennis van:
- Relaties maken tussen tabellen en beheren
- Werken met verschillende data types
- Het aanmaken van meetwaarden en kolommen
Naast deze onderwerpen gaan we aan de slag met verschillende casussen. Bijvoorbeeld hoe u een sales dashboard maakt met afgenomen producten en hoe u hiervan resultaten kunt visualiseren. Maar natuurlijk gaan we ook aan de slag met uw eigen data. Aan het einde van de cursus heeft u uw eigen dashboard gemaakt en weet u hoe u eenvoudige visualisaties maakt met Power BI. Meer informatie over onze Power BI training leest u hier.
