Self-service BI: voorwaarden voor succes!

Self-service Business Intelligence (BI) is dé manier om binnen enkele minuten rapporten of dashboards te creëren en data inzichtelijk te maken. Een kind kan de was doen. Zo klinkt het, maar is dat wel zo?

Self-service BI is een ontwikkeling in het BI-landschap die eindgebruikers de mogelijkheid biedt om zelf rapporten en inzichten te genereren op basis van een centraal datamodel.

Business Intelligence is onmisbaar voor het effectief en efficiënt sturen van een organisatie. Voor managers kan het verkrijgen van inzicht in de prestatieontwikkeling niet snel genoeg gaan. Gelukkig voor hen zijn BI-tools steeds toegankelijker. Gartner verwacht dat het opvragen en inzichtelijk krijgen van stuurgegevens in de komende jaren steeds meer naar de business gaat, waardoor deze minder afhankelijk is van dataspecialisten. Dat klinkt natuurlijk mooi, maar hoe maakt u dit als organisatie toepasbaar? In deze blog gaan we in op de voorwaarden voor het succesvol inzetten van self-service BI en de hierbij horende voordelen.

 

Single version of the truth

 

We zien op verschillende plekken in organisaties dat klanten Excel-overzichten bijhouden. Dit kost niet alleen veel tijd omdat data steeds handmatig wordt ingelezen, het is ook foutgevoelig. Het zal niet de eerste keer zijn dat de projectleider en CFO afwijkende resultaten van een project voor ogen hebben, data-inconsistentie is met deze werkwijze onvermijdelijk. Daarom is het belangrijk om te werken vanuit een ‘Single version of the truth’. Bijvoorbeeld een BI-platform of ook wel data warehouse. BI-consultants richten een data warehouse in waarin zij data vanuit verschillende bronnen ontsluiten en valideren. Er wordt een datamodel ontworpen om data op een efficiënte en snelle manier beschikbaar te stellen. In afstemming met de business stellen zij definities vast en bepalen business rules. De data ververst dagelijks automatisch. Eindgebruikers kunnen met verschillende tools zoals Excel en Power BI verbinden met het BI-Platform en rapporten maken.

 

Snelheid

 

We zijn al lang niet meer in het tijdperk waarin u een rapport aanklikt om te genereren en vervolgens een kop koffie gaat halen. Gegevens moeten direct en op elk gewenst moment beschikbaar zijn. Tegelijkertijd slaan organisaties steeds meer data op en wordt het applicatielandschap complexer. Wanneer BI-rapporten rechtstreeks op de databron worden gegenereerd heeft dit, naast beperkte flexibiliteit, een negatieve impact op de snelheid. Een BI-Platform met een goed datamodel biedt hier een uitweg in.

 

Veiligheid

 

Een bijkomstig voordeel van het werken vanuit een BI-Platform is dat de veiligheid van de data gecentraliseerd wordt gewaarborgd. De kans op datalekken zal hiermee worden geminimaliseerd. Denk bijvoorbeeld aan de AVG, hoe gaat u hiermee om wanneer medewerkers lokaal met datasets aan het werk gaan?

 

Functiescheiding

 

U wilt dat medewerkers alleen relevante data inzien. Dit bespaart niet alleen tijd met het zoeken naar de gewenste kolommen maar voorkomt ook dat medewerkers gegevens inzien die niet voor hen bestemd zijn. In een BI-Platform worden rechten ingericht tot op regelniveau per gebruiker of gebruikersgroep.

 

Training van personeel

 

Oké, het gebruik van een self-service BI-tool zoals Power BI is geen hogere wiskunde. Het is niet moeilijk om mooie rapportages te creëren. Vaak zijn dit statische rapporten die een beeld geven van de huidige situatie. Bijvoorbeeld; sales omzet deze maand 80K. Dit zegt op zichzelf weinig voor veel gebruikers. Als u weet wat de sales omzet van de vorige maand en in dezelfde periode in het vorige jaar was, en hoe dit percentueel is toegenomen of afgenomen, krijgt u hier al meer gevoel bij. Om er vervolgens conclusies uit te trekken wilt u zien wat de sales omzet per land, afdeling, sales team of manager was. U wilt op detailniveau analyseren hoe deze cijfers tot stand komen en worden beïnvloed. Om de volgende stap in self-service BI te zetten is het daarom belangrijk om het personeel te trainen. Wanneer gebruikers vastlopen bij complexere vraagstukken kan de hulp van bijvoorbeeld een BI-consultant worden ingeschakeld. Want laten we eerlijk zijn; iedereen kan tegen een bal aantrappen, maar dit maakt je nog geen profvoetballer.

 

Begin klein met self-service BI

 

We merken dat het voor organisaties verleidelijk is om direct overal rapporten voor te ontwikkelen. Het is natuurlijk goed om te experimenteren. Alleen het gevaar bestaat dat er een wirwar aan BI-rapporten ontstaat, zonder dat deze altijd een toegevoegde waarde hebben. Onze tip is; begin klein en simpel. Het doel van een rapport is immers inzicht bieden om vervolgens gericht te kunnen sturen. De vraag naar meer of gedetailleerde informatie zal hieruit automatisch volgen, waarna rapportages verder worden uitgebreid.

Heeft u als organisatie het gevoel dat er meer uit jullie BI-omgeving kan worden gehaald? Is BI al onderdeel van jullie bedrijfsvoering? Dan kan self-service BI een mooie vervolgstap zijn.

Meer informatie?

App mij