In onze vorige blog hebben wij u verteld wat Microsoft Power Apps is, wat de voordelen en kosten zijn en hebben we u enkele voorbeelden gegeven. In deze blog gaan we dieper in op Power Apps in combinatie met andere apps. Bijvoorbeeld met Power BI.
Allereerst beginnen we nog even met de definitie van Power Apps: Microsoft Power Apps is een ‘low-code’ oplossing om apps te ontwikkelen om bedrijfsprocessen te ondersteunen.
Het geeft uw organisatie de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier apps te ontwikkelen om bijvoorbeeld processen te digitaliseren die u niet met huidige applicaties of software kunt digitaliseren. Daarnaast geeft het u ook de mogelijkheid om de data invoer te controleren en beheren. Hoe dat zit vertellen wij u graag.
Power Apps in combinatie met Power BI
Iedereen kent Power BI. Power BI maakt het voor organisaties makkelijk om op een laagdrempelige manier Business Intelligence te gebruiken. Power BI is dé Self-Service BI-oplossing die het eindgebruikers in staat stelt zelf data inzichtelijk te maken in dashboards en rapportages. Je hebt altijd en overal de benodigde dashboards in je broekzak zitten. Helaas zit hier ook een beperking aan. Deze beperking kun je met Power Apps oplossen:
Wanneer uw medewerkers Power BI gebruiken, dan kunnen zij helaas niet data invoeren en direct het resultaat in een dashboard zien. Door een integratie tussen Power Apps en Power BI is dit wel mogelijk.
Voordelen van Power App in Power BI
- Een Power App integreer je in een paar klikken naadloos in Power BI, hierdoor kan de gebruiker vanuit een bekent scherm werken zonder dat hiervoor complexe integratie hoeven te worden gebouwd.
- Doordat vooraf in Power Apps de data(velden) via een Dataverse entiteiten zijn gedefinieerd, worden direct de relaties tussen de ingevoerde data gelegd. Dat scheelt weer tijd en borgt de datakwaliteit.
- In de app kun je controles laten uitvoeren; bijvoorbeeld een dropdown menu met antwoorden i.p.v. een open veld. Hierdoor krijg je een gestandaardiseerde dataset, dat weer leidt tot betere analysemogelijkheden en inzichten. Als organisatie wilt u de kans op fouten zo klein mogelijk houden en daardoor is het belangrijk om de menselijke input tot een minimum te beperken.
- Dataverse data is gemakkelijk in Power BI te ontsluiten en te combineren met andere bronnen, waardoor de input van gebruikers direct terug te zien is in de dashboards.
- Verder is Power Apps opgebouwd in een goed beveiligde omgeving. Power Apps is altijd onderdeel van de Azure omgeving van uw organisatie waardoor het direct geintegreerd is met de Azure Active Directory. Daarnaast zijn compliance verklaringen zoals de SOC (Service Organization Control) rapportages en ISO certificeringen van toepassing op het beheer van deze omgevingen. Vanuit de Office 365 omgeving is het makkelijk om rollen en beheer aan medewerkers toe te wijzen. Hierdoor krijgen de medewerkers alleen de data en dashboards te zien die zij mogen bewerken en inzien.
Kortom; de dashboards van Power BI zijn goed in het tonen van stuurinformatie voor uw organisatie. Wanneer u Power Apps integreert in Power BI zijn de dashboards nog completer. Hoe? Power apps zorgt ervoor dat de data altijd en overal geüpdatet kan worden. Power Apps wordt ingezet om processen om het dashboard heen af te trappen. Door een druk op de knop wordt Power Automate Flows gestart en dit start bijvoorbeeld processen zoals het invullen van formulieren, data archiveren en het updaten van data. Dit is lastiger met alleen een Power BI dashboard. Daarnaast kunt u met de app notificeren, goed- of afkeuring geven, data uit externe bronnen zoals Google Maps verzamelen en deze data realtime op het dashboard weergeven.
* Waarom uw organisatie Dataverse moet (gaan) gebruiken
- Bouw een volwaardige databaseomgeving op een eenvoudige manier.
- Eenvoudig te beheren vanuit cloudopslag, geen zorgen hoe data is opgeslagen;
- Eenvoudig te beveiligen door toegang en aanpassingsrechten te beheren, weet wie wat doet met de data;
- Uitgebreide metagegevens; gegevenstypen en relaties worden rechtstreeks in Power Apps gebruikt;
- Logica en validaties; maakt het mogelijk om businesslogica te definiëren om de kwaliteit van gegevens te waarborgen en bedrijfsprocessen te bevorderen;
- Productiviteitshulpprogramma’s; tabellen zijn beschikbaar binnen de invoegtoepassingen voor Microsoft Excel om de productiviteit te vergroten en ervoor te zorgen dat uw gegevens toegankelijk zijn. Data kan direct in Excel worden geëxporteerd, bewerkt en gepubliceerd.
- Naadloze integratie in Azure en het Power Platform
Power Platform
Microsoft Power Apps is samen met Power BI, Power Automate en Virtual Agents onderdeel van het Microsoft Power Platform. Elk onderdeel heeft ieder zijn eigen toegevoegde waarde voor uw organisatie. Microsoft heeft deze rollen als volgt gedefinieerd:
Power BI
Integreer data uit talrijke databronnen om interactieve, aantrekkelijke dashboards en rapporten te maken die nuttige inzichten bieden en de bedrijfsresultaten opvoeren.
Power Automate
Maak verbinding met honderden populaire apps en services om krachtige werkstroomautomatisering rechtstreeks in te sluiten in je apps, zonder code te schrijven. Met Power Automate (desktop) zet u RPA in om uw processen te robotiseren.
Power Virtual Agents
Bouw eenvoudig chatbots die op een natuurlijke manier in gesprek te gaan met klanten en werknemers. Geen code vereist. De chatbot assisteert u en handelt routinevragen af.
Power Apps
Bouw in enkele uren – in plaats van maanden – apps die gemakkelijk verbinding maken met data, gebruikmaken van Excel-achtige expressies om logica toe te voegen, en werken op het web en op iOS- en Android-apparaten. Power Apps geeft gebruikers de mogelijkheid om te reageren, acteren en consumeren van power platform onderdelen.
Praktijkvoorbeeld Power Apps & Power BI
Oude situatie
De medewerkers van organisatie X moeten alle wijzigingen bij een project handmatig in een Excel zetten. Dit Excel-bestand staat op een shared drive zodat vervolgens de wijzigingen wekelijks worden opgehaald en worden getoond in een dashboard. Doordat elke medewerker vrij de velden kan invullen is dit erg foutgevoelig. Vervolgens gaat de medewerker die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de dashboards de data ophalen en gaat handmatig relaties leggen tussen de data onderling. De data komen niet alleen uit dit Excel-bestand, maar ook uit de automatische dataflows, zoals webscraping, database et cetera.
Nieuwe situatie
De medewerkers van organisatie X hebben allemaal een (power) app van organisatie X op hun telefoon staan. De medewerkers vullen alleen de voor hun bestemde formulieren in. Tijdens het invullen hebben zij alleen de mogelijkheid om te kiezen uit voor gedefinieerde antwoorden. Staat het antwoord er niet tussen, dan stelt men met één druk op de knop de admin op de hoogte. De admin krijgt via Power Automate een Teams bericht met het voorgestelde antwoord van de medewerker en keurt deze direct goed of af.
Vervolgens wordt het ingevulde formulier automatische in de database weggeschreven. Omdat bij de ontwikkeling van de app de relaties zijn vastgelegd, zorgt dataflows in de app dat automatisch de relaties tussen de data van de medewerker, webscraping en database direct worden gelegd. Vervolgens is de data automatisch zichtbaar in het (Power BI) dashboards. Hierdoor is het proces foutloos en efficiënt!
