Wat is Hyperion Financial Management (HFM)?
Oracle Hyperion Financial Management is een oplossing voor het consolideren van data vanuit verschillende bedrijfsonderdelen. Organisaties gebruiken het met name voor consolidatie van financiële gegevens, maar steeds vaker zien we ook niet financiële gegevens terug in HFM.
Organisaties gebruiken Hyperion Financial Management voor het creëren van rapportages, zoals jaarrekeningen, jaarverslagen en tussentijdse rapportages voor het hoger management. De totstandkoming van deze rapportages is een tijdrovende maar belangrijke aangelegenheid. Door alle controles in het afsluitproces is de data kwaliteit van data in deze consolidatieoplossing over het algemeen goed geregeld. Daarnaast is het mogelijk om over bijna alle relevante KPI’s informatie te verstrekken. Kortom; de meeste relevante informatie, zowel financieel als niet-financieel – en in de meeste gevallen zeer zorgvuldig ingevoerde informatie – zit in HFM. Daarom is het systeem zeer geschikt om als bron voor rapportages te gebruiken. Maar wordt dit potentieel ook optimaal benut?
Het verbeterpotentieel van HFM
Alle data wordt vanuit Finance, HR, Sales, Operations en andere relevante afdelingen in HFM opgevoerd, uiteraard door alle verschillende onderdelen van de organisatie. Hiermee beschikt u over een schat aan betrouwbare financiële en niet-financiële data (potentiële goudmijn!). Wij zien vaak dat organisaties de output van HFM ‘slechts’ met twee typen stakeholders delen, namelijk:
- Senior management: vanuit HFM worden gegevens in Excel voor interne doeleinde omgezet in een fancy PowerPoint presentaties en/of PDF bestanden en gerapporteerd aan het senior management.
- Externe belanghebbende: vanuit HFM worden overzichten gegenereerd die worden gebruikt voor externe rapportages (jaarverslagen).
Beide stakeholdersgroepen zijn de primaire doelgroep van HFM. Wij zien dat er nog een derde, en zeer belangrijke stakeholder is. Deze derde stakeholder wordt jammer genoeg niet of nauwelijks bediend met informatie uit HFM, namelijk:
- Het middenmanagement: HFM kan data beschikbaar stellen voor interne stuurinformatie.
Soms zien we nog dat Finance overzichten creëert vanuit HFM in een Excel-bestand en deze deelt met andere interne medewerkers. Deze overzichten zijn helaas vaak beperkt tot enorme tabellen met cijfers waar Pythagoras als wiskundige nog jaloers op zou zijn. In het ergste geval print men deze Excel rapportage eerst nog als PDF uit waardoor iedere verdere analyse en interactie met de data volledig onmogelijk is.
Het gebruik van Excel voor het intern gebruiken van de HFM data brengt uitdagingen met zich mee. Met name het proces van handmatige handelingen is foutgevoelig, daarbij is het doen van aanpassingen een tijdrovende aangelegenheid en moeilijk controleerbaar.
De ‘betrouwbare’ informatie is in HFM voorhanden, maar organisaties delen deze nog maar met een beperkte groep stakeholders. Begrijpelijk, maar jammer. De potentie van HFM is namelijk enorm! Waardoor komt dat? Te weinig tijd? Te duur? Zeg jij het maar. Om ook deze groep optimaal gebruik te laten maken van HFM moet het een en ander worden aangepast.
Klinkt interessant, maar hoe kunt u dit dan beter organiseren?
Wat als u deze data snel en betaalbaar beschikbaar kunt stellen in een visualisatie tool als Power BI? Conform dezelfde definities en relaties als u gewend bent in HFM. Helpt dat? Zo ja, dan heb ik goed nieuws! HFM beschikt namelijk over de functionaliteit om een voor gedefinieerd datamodel te exporteren naar een database. Dit bespaart 70% van development tijd t.o.v. wanneer u het op basis van ruwe tabellen zou doen! Door de data een-op-een te kopiëren en beschikbaar te stellen in Power BI, kunt u de data geautomatiseerd aan alle geautoriseerde mensen binnen uw organisatie beschikbaar stellen, zonder dat het impact heeft op uw licentiekosten van HFM.
Naast bovengenoemde voordelen zijn er nog veel meer pluspunten waardoor u HFM data in Power BI beschikbaar wilt gaan stellen:
- HR manager is in staat om snel de trainingskosten en recruitment kosten ten opzichte van de groei in FTE aantallen te analyseren;
- Operations manager is in staat om snel de kosten van grondstoffen ten opzichte van de omzet te analyseren;
- Altijd de belangrijkste KPI’s op uw telefoon beschikbaar;
- Geen statische gegevens, maar mogelijkheden om trendanalyses over langere periodes te maken;
- Benchmarking tussen bedrijfsonderdelen uit te voeren.
Kan ik dan ook mijn onderliggende facturen direct inzien?
Ik heb goed en slecht nieuws. Het slechte nieuws is dat Hyperion Financial Management geen transactionele data bevat. Geen facturen, journaalposten, urenspecificatie et cetera. Hierdoor is het niet mogelijk om tot het laagste detailniveau in te zoomen om bijvoorbeeld trends verder te analyseren. Daarnaast wordt de data in HFM slechts één keer per maand ingevoerd en geüpdatet. Het goede nieuws is dat het datamodel zich prima leent om te combineren met andere bronnen voor de onderliggende details.
Terugkomend op de gestelde vraag: “Haalt uw bedrijf het maximale uit Hyperion Financial Management data?”
Om deze vraag met ‘ja’ te beantwoorden, moet u onderstaande vragen ook met ‘ja’ beantwoorden:
- Hebben alle drie de typen stakeholders inzicht in de data van HFM?
- Kunt u in Power BI transactionele data inzien i.c.m. data uit HFM?
- Is de data die u voor u ziet up-to-date?
Oké, vraag 2 en 3 zijn misschien misleidend, want beide onderwerpen zijn hierboven summier aan bod gekomen. In onze blog ‘In een paar muisklikken inzicht krijgen in uw transactionele data?’ gaan we dieper in op hoe u vanuit HFM actuele transactionele data zichtbaar krijgt in Power BI.
