In deze blog gaan wij in op het creëren van draagvlak binnen een organisatie. Hoe zet u de eerste stappen op het RPA gebied? Nog belangrijker, wat is ervoor nodig om daarna door te pakken en op te schalen om het gebruik van software robots maximaal te benutten?
Bij welke stakeholders moet u draagvlak creëren voor een succesvolle RPA implementatie?
We zouden hier nu weer met de lijst van voordelen kunnen komen: korte ontwikkeltrajecten, snelle ROI, etc. Dat zijn ook zeker voordelen, maar succesvolle RPA adoptie binnen een organisatie loopt via de mensen. Op verschillende niveaus binnen de organisatie is het belangrijk dat er herkenning, vertrouwen en medewerking ontstaat.
- Management: het is belangrijk dat het management de voordelen van RPA gaat en blijft inzien. Hou managers op de hoogte van de voortgang in projecten en meet vooral ook de resultaten. Met behulp van RPA performance dashboards zijn de hoeveelheid werkzaamheden die robots verzetten goed inzichtelijk te maken. Blijf ze daarnaast ook wijzen op de andere voordelen van RPA zoals kwaliteit en snelheid. Daarnaast wil iedere goede manager niet alleen efficiëntie binnen het team en de afdeling, maar ook dat zijn medewerkers tevreden zijn. Software bots zijn ideaal om vervelende en repetitieve taken over te nemen.
- IT: de partij die nooit vergeten mag worden. Echter, dit gebeurt in praktijk. RPA is een technologie die vaak niet via de IT-afdeling de bedrijfsvloer betreedt. Het is daarom belangrijk de IT-afdeling vanaf het begin direct erbij te betrekken. Veel IT-afdelingen hebben het erg druk en het kan zijn dat ze RPA zien als iets waarvan het beheer wel weer bij hen op het bordje komt. Zeker als pas doorsijpelt dat gestart gaat worden met RPA-automatisering bij aanvragen van de benodigde infrastructuur bij IT. Of nog erger: na de Proof of Concept. Het is belangrijk te benadrukken dat RPA ook voor een IT-afdeling juist werk uit handen neemt. Kom in samenspraak tot de juiste inrichting in beveiliging en maak ook deze afdeling bekend met de technologie en de mogelijkheden ervan.
- Medewerkers: de belangrijkste groep voor het aanslaan van RPA binnen een organisatie. Zij gaan in hun dagelijkse werkzaamheden samenwerken met de software robots. Ten alle tijden moet voorkomen worden dat medewerkers RPA als een bedreiging zien, dat is namelijk niet het geval. Informeer ze, betrek ze, enthousiasmeer ze, vraag ze, leer ze, kortom doe er alles aan om Robotic Process Automation een positieve lading te geven op de werkvloer.
Onze plan van aanpak bij de implementatie van RPA
Starten met RPA
Om met RPA voet aan de grond te krijgen, zijn er natuurlijk meerdere wegen die naar Rome leiden. Twee methoden die wij bij Peacock zelf gebruiken en aanbieden zijn:
RPA workshop
Als er nog geen concrete ideeën zijn voor de toepassing van RPA binnen een organisatie verzorgen wij een inspiratiesessie, in de vorm van een RPA workshop. Aan deze sessie nemen medewerkers van verschillende afdelingen en achtergronden deel. Het beste is als er zowel managers, IT’ers als afdelingsmedewerkers aanwezig zijn. Door aansprekende demo’s en leuke opdrachten met een RPA-tool wordt de technologie duidelijk en ontstaat er begrip en vertrouwen. Vervolgens helpen wij met het identificeren van mogelijke RPA-processen en beoordelen de haalbaarheid. Het mooie van deze dag is dat deze als een leuke team building dag wordt ervaren én is er aan het einde direct een inventarisatie van mogelijke processen inclusief de beoordeling daarvan. Direct met de top drie beginnen?
Proof of Value en Succesverhalen:
Om het vertrouwen binnen de organisatie te winnen is het verstandig te beginnen met een ‘proof of value’ of ‘proof of concept’. Neem een geschikt proces en maak daar een succesverhaal van. Zorg ervoor dat u alle partijen op verschillende niveaus hierbij betrekt. Deel de automatisering via demo video’s en andere content. Zorg dat het woord zich verspreid. Leuke voorbeelden van het effect van deze succesverhalen zijn de bedrijven waarbij de robotmedewerker officieel in dienst genomen wordt en soms zelfs een naam krijgt (vaak Robin).
Uitbouwen en opschalen van RPA
Om RPA op te schalen van enkele bots naar een bot park, is het in eerste instantie belangrijk dat u grip hebt en houdt op het gebied van monitoring en beheer. Wat verder zeker helpt:
Aanwijzen van RPA aanspreekpunt binnen de organisatie
Het is belangrijk dat er binnen de organisatie kartrekkers opstaan die positief zijn over de mogelijkheden van RPA en begrijpen waarvoor RPA wel of niet geschikt voor is. Ondersteun deze personen met mogelijkheden voor het verzamelen van ideeën en het maken van procesinventarisaties. Voorzie ze van de benodigde content om RPA te promoten, zowel in beeld (b.v. demo video’s) als in data (dashboards).
Training en interne competentie ontwikkelen
Een stap verder is starten met het intern opbouwen van de competentie RPA of zelfs een ‘Center of Excellence’. RPA is een technologie waarbij niet iedere ontwikkelaar een echte techneut hoeft te zijn. Verschillende profielen binnen de organisatie zijn vaak heel geschikt om met RPA aan de gang te gaan, waarbij technische kennis en inzicht in de business beide relevant zijn.
Co-development
Wilt u de RPA-competentie opbouwen, maar is een ‘Center of Excellence’ een stap te ver? Dan bestaat er ook de mogelijkheid van co-development trajecten. Hierbij leiden wij uw medewerkers intern op en gaan zij zelf processen ontwikkelen. De RPA-ontwikkelaars – die hier dagelijks mee bezig zijn – reviewen de door uw medewerkers ontwikkelden processen. De 1e lijns support wordt intern opgepakt. Bij problemen kan wederom altijd teruggevallen worden op het beheer portaal van Peacock.
