Als verantwoordelijke voor HR werkt u vaak met verschillende systemen, bijvoorbeeld bij het doorvoeren van mutaties. Administratieve taken nemen veel tijd in beslag. Tijd die u liever besteedt aan HR-zaken. Door automatisering van HR processen met RPA kunnen de herhalende handelingen overgenomen worden. Meer focussen op HR en minder opgeslokt worden door de administratieve taken, dat is wat u bereikt met RPA.
Hoe RPA HR processen van u overneemt
RPA staat voor Robotic Process Automation. Zoals de omschrijving al aangeeft is het een soort robot die processen automatiseert. Het is geen fysieke robot, maar een software robot die de menselijke handelingen overneemt die u nu uitvoert.
U kunt het vergelijken met een macro in Excel. Met behulp van een script waarin de verschillende taken staan benoemd, voert de software robot de handelingen uit. Het verschil met een macro in Excel is dat de RPA software alle systemen en applicaties kan bedienen die u kunt bedienen en zich niet beperkt tot alleen Excel.
Welke HR processen kunnen met RPA geautomatiseerd worden?
Alle HR processen die repeterend zijn kunnen met RPA geautomatiseerd worden. Een groot voordeel van RPA is dat ook handelingen waarbij meerdere systemen nodig zijn door de software robot uitgevoerd kunnen worden. Denk aan het kopiëren van gegevens van het ene systeem naar het andere systeem. Of het doorvoeren van wijzigingen in meerdere systemen.
HR gerelateerde mutaties
Stel u bent een organisatie met honderden, dan wel duizenden medewerkers. Deze medewerkers gaan jaarlijks een salarisschaal omhoog, gaan meer/minder uur werken, verhuizen af en aan, krijgen een andere functie etc. dan is het voor de HR-afdeling een leuke uitdaging om dat bij te houden en te controleren. Al helemaal wanneer deze gegevens in verschillende systemen staan en deze systemen niet met elkaar gekoppeld zijn. De HR-afdeling moet dan meermaals dezelfde gegevens in verschillende systemen verwerken om het up-to-date te houden.
De robot gaat als volgt te werk. Wanneer er een wijziging in het contract van een medewerker wordt doorgevoerd krijgt de robot een melding (mail o.i.d.). De robot controleert aan de hand van business rules of hij de mutatie door mag voeren. Bijvoorbeeld: Stijging salarisschaal = stijging van X% brutoloon. Alles wat afwijkt van dit bedrag rapporteert de robot aan een collega. Wanneer de aanvraag voldoet aan de regels verwerkt de robot dit in alle benodigde systemen.
Bijkomend voordeel is dat de robot zijn werkzaamheden altijd uitstekend en uniform vastlegt waardoor achteraf bij een audit de controles herleidbaar en controleerbaar zijn.
Voorbeelden van RPA voor HR zijn:
Voorbeelden van RPA voor HR zijn:
- Adreswijzigingen doorvoeren
- Automatische verwerking van overuren
- Automatische controle van inkomende facturen van ingehuurd personeel
- Automatisch opstellen van arbeidscontracten
- Aanvragen van VOG’s en andere documenten
- Verwerken van verlofuren
- Verwerken van ziek- en betermeldingen
- Verwerken van kilometervergoedingen
- Planningstaken
- Verwijderen van gegevens uit systemen om AVG-proof te zijn
- Verwerken van documenten, zoals bespreekverslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Alle taken die u kunt doen, kan RPA van u overnemen. Enige voorwaarde is wel dat de taken repeterend moeten zijn, zodat het maken van de robot snel terugverdiend is. U houdt tijd over voor leukere werkzaamheden!
Meer weten over hoe RPA jullie HR processen kan automatiseren?
Peacock is gespecialiseerd in RPA. Wij brengen graag met u in kaart hoe de HR processen bij jullie bedrijf beste geautomatiseerd kunnen worden. En natuurlijk zorgen we er ook voor dat de software robot zijn werk gaat doen. Of eigenlijk uw werk.
