RPA, steeds meer organisaties zien de toegevoegde waarde ervan in. Organisaties hebben, of zijn zich aan het oriënteren op het inzetten van software robots. Jij ook?
Er was eens een medewerker die 24/7 werkte, geen fouten maakte en zorgde voor tevreden klanten en medewerkers. Klinkt als een sprookje, maar is het niet. Deze medewerker is geen gewone medewerker, maar een digitale medewerker. Om in ‘Tech jargon’ te spreken hebben wij het over Robotic Process Automation (RPA). RPA, oftewel software robot, virtuele medewerker, Robin, Wall-E of hoe u het ook noemt, wordt steeds bekender. Maar wat is RPA?
Wat is RPA?
RPA imiteert menselijke handelingen op een PC en kan alle systemen en applicaties besturen via user interface en is daarmee goed in het verzetten van routinematige werkzaamheden. RPA verwerkt data in formats, werkt continu (24/7) en heeft een hogere nauwkeurigheid dan mensen.
Laten we maar meteen met de deur in huis vallen. Het is geen fysieke robot à la Robin van Bassie & Adriaan die achter de PC plaats neemt en aan de slag gaat… Sorry. Het is niet zo spannend als het klinkt. Het is ‘maar’ een software robot die op de server/pc wordt geïnstalleerd en vanuit daar in de user interface rule-based werkzaamheden gaat uitvoeren. RPA stelt u in staat om zonder ingrijpende IT- wijzigingen routinematige processen te automatiseren.
Een vergelijking die wij maken is met een macro in Excel. RPA is een soort van macro, maar dan over uw hele PC heen. Niet alleen over Excel, ook over uw internetbrowser, mail, PDF en alle andere applicaties en systemen. RPA gebruikt net als een mens de muis en het toetsenbord en daarom noemen wij RPA ook wel een virtuele medewerker. De virtuele medewerker voert alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter uit. Dit zijn werkzaamheden die veel voorkomen, weinig waarde toevoegen, maar wel veel tijd kosten. Vaak zijn het werkzaamheden waarbij nog veel handmatige handelingen worden uitgevoerd en verschillende applicaties en systemen worden gebruikt.
Kwaliteit van arbeid
Waar Henry Ford de mens zo gestandaardiseerd mogelijk wilde laten werken, willen organisaties steeds vaker de medewerkers volgens de gedachtegang van Ulbo de Sitter laten werken. Volgens Ulbo de Sitter, grondlegger van de moderne sociotechniek worden er drie voorwaarden geschapen voor excellente prestaties. Eén daarvan is kwaliteit van arbeid: ‘De betrokkenheid van medewerkers als gevolg van een zinvolle taakinhoud met invloed op de organisatie van het werk, overlegmogelijkheden en leer- en ontplooiingsmogelijkheden en creativiteit’. Daar wringt de schoen. Medewerkers zijn bezig met gestandaardiseerde werkzaamheden, maar niet met het inzetten van hun creativiteit en daarmee zelfontwikkeling en ontplooiing. Een andere voorwaarde is de kwaliteit van de organisatie: ‘het vermogen van de organisatie om op een productieve wijze te voldoen aan de markteisen (bijvoorbeeld op het gebied van efficiency, flexibiliteit, innovatie, klanttevredenheid, productiviteit en procesbeheersing)’. Het inzetten van RPA biedt jou de mogelijkheid om 2 van de 3 voorwaarden te verbeteren.
Als organisatie wilt u medewerkers inzetten op werkzaamheden waar creativiteit en denkwerk nodig is. Gestandaardiseerd werk wilt u door een software robot uit laten voeren. Mensen zijn per definitie slecht in continu hetzelfde te doen, dan maken ze fouten. Een software robot is daar per definitie goed in.
Voordelen van RPA:
- Snelle terugverdienperiode: Binnen 6 tot 12 maanden terugverdienen is realistisch.
- Kwaliteitsimpuls: De software robot wordt nooit moe, er is geen spraken van concentratieverlies. Robots zijn gemaakt voor routinematige werkzaamheden en realiseren daardoor significante kwaliteitsverbeteringen
- Efficiëntie: De software robot werkt 24/7 en heeft geen koffiepauze. De doorloopsnelheid in processen neemt toe. Deze medewerker heeft geen last van een volle agenda, waardoor werk niet stil blijft liggen.
- Betere samenwerking: Alle betrokken partijen krijgen sneller hun informatie, altijd op dezelfde manier en daardoor ontstaan minder vragen over en weer.
- Snelle implementatie: Binnen 4 weken draait de robot. Voor de IT’ers die dit lezen: Geen zorgen, het is geen ERP selectietraject!
- Werkvreugde: De software robot doet over het algemeen het werk wat de meeste mensen niet leuk vinden.
Wat is RPA in de praktijk?
Het eerste voorbeeld gaat over een klant waar dagelijks de exchange rates van diverse website werden opgehaald en vervolgens werden ingevoerd in het interne ERP systeem. Nadat onze RPA-oplossing dit proces over had genomen bleek dat het Shared Service Center al jaren de exchange rate van Cyprus meerekende. For your information; dit land heeft sinds 2008 de euro. Dit is typisch een voorbeeld van kwaliteitsverbetering.
Ander voorbeeld:
Het is vrijdagochtend. De 3 administratieve medewerkers openen hun mail en zien tientallen werkbonnen klaar staan die zij die dag moeten controleren. Wanneer er geen belletjes of andere zaken tussendoor komen, ronden zij vandaag het proces af. Zo niet, dan komen ze op zaterdagochtend terug om het af te maken. Terwijl de bonnen worden gecontroleerd op basis van prijsafspraken, bewakingscode et cetera, worden zij diverse keren gestoord tijdens hun werkzaamheden. De bonnen stapelen zich op. Helaas blijken op meerdere bonnen gegevens te ontbreken. Diegene die de bon heeft ingeleverd wordt opgebeld en gevraagd naar deze gegevens. Iedereen wordt van zijn werk afgehouden. Inefficiëntie door de hele organisatie heen.
Wat is de potentie van RPA in dit proces? Het resultaat spreekt voor zich: De robot haalt automatisch de werkbon uit de mail, controleert deze en keurt vervolgens de werkbon op basis van business rules goed of keurt deze af. Wanneer een bon is afgekeurd, wordt deze direct door de software robot teruggestuurd. De medewerkers van de administratie hoeven er niet meer achteraan te zitten. De software robot accepteert de bon pas wanneer alle benodigde gegevens zijn ingevuld waardoor de medewerkers worden opgeleid om de informatie in één keer goed aan te leveren. De kwaliteit verbetert, efficiëntie (doorlooptijd) verhoogt en de werkvreugde neemt toe. Dit proces kost nu nog 2-4 uur per week. De medewerkers kunnen zich nu met zinvollere werkzaamheden bezighouden. Door dit proces te robotiseren hoeft het bedrijf geen extra FTE op de administratie afdeling aan te nemen.
Maar hoe weet ik of RPA iets voor onze organisatie is?
In onze blog ‘Is RPA iets voor mijn organisatie’ geven wij u handvatten om te bepalen of er binnen uw organisatie processen zijn die gerobotiseerd kunnen worden.
