Hoe Patina van 1 gerobotiseerd proces naar 9 gerobotiseerde processen ging!

In onze vorige blog hebben wij verteld hoe Patina onze eerste robot in dienst nam. De oplettende volgers van onze LinkedIn bedrijfspagina hebben onlangs gezien dat Robin de Robot zijn eerste verjaardag vierde en daarbij stonden de processen vermeld die gerobotiseerd zijn of nog worden gerobotiseerd. In deze blog vertellen wij u hoe Patina bij meerdere geschikte processen is gekomen en enkele voorbeelden die voor u interessant zijn!

Laten we eerst beginnen met welke processen er sinds maart 2019 zijn gerobotiseerd. Patina is begonnen met:

 

  1. Verwerken van lekkage-meldingen uit twee portalen van partners in het eigen systeem;

 

Dit beviel goed en er is gekozen om het volgende proces op te pakken:

 

  1. Verwerken van lekkage-meldingen uit twee nieuwe portalen van partners in het eigen systeem.

 

De robot houdt nu elk kwartier vier portalen in de gaten. Behalve via de portalen komen de meldingen ook via andere kanalen, zoals de website binnen. Het werd direct duidelijk dat de robot dit proces als volgend proces moet oppakken. Alle kanalen waar meldingen binnenkomen, behalve telefoon en e-mail, pakt de robot op.

 

  1. Robot verwerkt websitemeldingen in het eigen systeem.

 

De serviceafdeling van Patina plant de afspraken telefonisch. Wanneer een monteur door een bepaalde reden de werkzaamheden niet kan uitvoeren (veiligheid, niet de juiste materialen etc.) wordt er een vervolgafspraak ingepland. De afgemelde werkbon wordt door de robot doorgezet naar de afdeling om opnieuw een afspraak in te plannen.

 

  1. Afgemelde werkbon doorzetten naar afdeling.

 

Wanneer de werkzaamheden zijn afgerond worden de werkbonnen afgesloten. De robot genereert een aantal Excel rapportages met nog te controleren werkbonnen wanneer deze niet voldoen aan een aantal controles. Bij de ene afdeling gebeurt dit dagelijks en bij de andere wekelijks. Zulke afwegingen zijn voor eenieder zelf te bepalen.

 

  1. Controle werkbonnen op volledigheid.

 

De melding is afgehandeld, de werkbon is goedgekeurd en dan mag Patina de factuur opmaken. De robot wijzigt statussen en past prijsregels toe.

 

  1. Factuur klaarzetten

 

De factuur is klaargezet. De robot boekt de factuur in, print het uit, slaat de factuur als PDF op en upload de factuur in het juiste portaal van de partner. Tevens voert de robot prijschecks uit. Wij kunnen ons voorstellen dat Patina minder creditnota’s verstuurt.

 

  1. Facturatie

 

Even een uitstapje van Patina. U kunt u voorstellen dat het proces ‘facturatie’ en voornamelijk het gedeelte overkloppen van en uploaden naar portalen voor meer organisaties interessant is, dan alleen een bouwbedrijf. Ik moet meteen denken aan:

  1. Automotive sector: De aanvragen van nieuwe leaseauto’s uit de portalen van leasemaatschappijen zet de robot in het eigen systeem. Wanneer de leaserijder de nieuwe auto komt ophalen en daarbij de documenten voor de overdracht ondertekent, upload de robot deze documenten in het portaal van de leasemaatschappij en verwerkt de gegevens.
  2. Algemeen: Kopiefactuur klant. Klant vraagt via de mail een kopiefactuur op. Robot logt in ERP-systeem, zoekt de factuur op en maakt er een kopie. Zoekt de desbetreffende mail op en replied de mail met de kopiefactuur. Wellicht dat u zelf nog enkele voorbeelden kan bedenken.

 

Maar goed, terug naar Patina. De robot heeft de facturatie uitgevoerd en verzamelt vervolgens een lijst van mailadressen voor klanttevredenheidsonderzoek.

 

  1. Uploaden mailadressen voor klanttevredenheidsonderzoek

 

Helaas ontkomt ook Patina niet aan het betalen van facturen. Wanneer er facturen binnenkomen leest Scan & Herken software deze uit. De robot gaat vervolgens in meerdere boekhoudsystemen de betaalvoorstellen klaarzetten en deelt deze met de financiële afdeling die de betaalruns alleen nog hoeven te bekijken en te accorderen. Een kind kan de was doen.

 

  1. Betaalvoorstellen maken.

 

Zoals u leest een hoop processen! In de toekomst staan er nog meer processen op de planning. Een daarvan is het updaten van de planning richting opdrachtgevers. Misschien dat wij dit proces in een nieuwe blog uiteen gaan zetten.

 

Maar hoe is Patina bij al deze processen terecht gekomen?

De robot heeft een periode gedraaid voordat er nieuwe processen werden opgepakt. Doordat Patina direct vanaf het begin één medewerker betrokken heeft bij de ontwikkeling en implementatie van RPA, bezit zij de kennis om zelf in te schatten welke processen al dan niet geschikt zijn om te robotiseren. Essentieel onderdeel is dat er bij de implementatie iemand wordt betrokken die kennis heeft van de business.

Wat het project bij Patina versneld heeft is dat processen al inzichtelijk en duidelijk waren, waardoor snel extra processen gerobotiseerd konden worden. Wanneer u de processen al in kaart heeft, top! Uitgangspunt die ik u wil meegeven is: kijk naar het aantal uur en/of irritatie die het proces kost en bepaal dan met uw RPA-partner of het voor de robot technisch haalbaar is om dit proces uit te voeren.

Meer informatie?

App mij