RPA is steeds verder in opmars. U vraagt u misschien af of RPA een oplossing kan zijn om uw werkzaamheden efficiënter te maken. In dit artikel geven we een aantal voorbeelden van werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden met RPA. Dit geeft een beter beeld welke werkzaamheden door RPA uitgevoerd kunnen worden. Over het algemeen gezien zijn dit herhalende werkzaamheden op een computer die door een RPA robot over genomen kunnen worden.
Wilt u graag herhalende werkzaamheden automatiseren?
In dit artikel geven we voorbeelden van verschillende werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden met behulp van RPA:
Met RPA kunnen gegevens van meerdere websites gehaald worden en verzameld worden op een centrale plek.
Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om automatisch de prijzen die concurrenten hanteren te verzamelen.
U zou zelfs met RPA uw eigen prijs bij kunnen laten stellen aan de hand van de prijzen van concurrenten.
Heeft u een nieuwe klant, dan moeten de gegevens vaak op meerdere plekken verwerkt worden. Bijvoorbeeld in het e-mailsysteem, in het CRM of op andere plekken in de organisatie. RPA kan deze handelingen overnemen en zorgen dat bijvoorbeeld vanuit een ontvangen klantinschrijving ia een formulier, de gegevens op de juiste plekken worden ingevoerd.
“Wij zijn erg tevreden over de RPA oplossing en zien wat een enorm potentieel RPA heeft om Nikon verder te helpen. De aanpak van Peacock met overzichtelijke sprints past goed bij onze benadering en gaf ons vertrouwen”
Ivo Goedman | General Manager European F&A | Nikon
Heeft u veel medewerkers die voor een periode toegang nodig hebben tot diverse systemen? Dan kan RPA dit voor u automatiseren. De robot kan voor u automatisch een gebruiker aanmaken in verschillende systemen, de juiste rollen toekennen en de desbetreffende persoon mailen met inloggegevens. U zou zelfs bij beëindiging van de samenwerking ook automatisch alle machtigingen weer in kunnen trekken.
Dit scheelt u veel werk als u bijvoorbeeld werkt bij een groot bedrijf of veel uitzendkrachten in dienst heeft. Zoals bijvoorbeeld de situatie kan zijn bij een postverwerkingsbedrijf of productiebedrijf.
Ontvangen jullie veel supportvragen? Veelvoorkomende supportvragen zouden met RPA afgehandeld kunnen worden.
Denk bijvoorbeeld aan vragen die per mail binnenkomen, of vragen die een call-center krijgt. RPA kan vragen filteren die binnen een standaard passen en daarop acties ondernemen. Of als voor het beantwoorden van een vraag specifieke informatie nodig is, kan met RPA de informatie verzameld worden, zodat u sneller antwoorden op deze vragen kunt geven.
RPA kan het afhandelen van support voor een deel overnemen.
Stel u bent een organisatie met honderden, dan wel duizenden medewerkers. Deze medewerkers gaan jaarlijks een salarisschaal omhoog, gaan meer/minder uur werken, verhuizen af en aan, krijgen een andere functie etc. dan is het voor de HR-afdeling een leuke uitdaging om dat bij te houden en te controleren. Al helemaal wanneer deze gegevens in verschillende systemen staan en deze systemen niet met elkaar gekoppeld zijn. De HR-afdeling moet dan meermaals dezelfde gegevens in verschillende systemen verwerken om het up-to-date te houden.
De robot gaat als volgt te werk. Wanneer er een wijziging in het contract van een medewerker wordt doorgevoerd krijgt de robot een melding (mail o.i.d.). De robot controleert aan de hand van business rules of hij de mutatie door mag voeren. Bijvoorbeeld: Stijging salarisschaal = stijging van X% brutoloon. Alles wat afwijkt van dit bedrag rapporteert de robot aan een collega. Wanneer de aanvraag voldoet aan de regels verwerkt de robot dit in alle benodigde systemen.
De inkoopfactuur komt binnen in een mailbox en deze wordt door de robot gecontroleerd. Is het een aanmaning, reclame, herinnering of een factuur? Wanneer het geen factuur betreft wordt de mail in een andere mailbox gezet. Betreft het een factuur, dan wordt deze gecontroleerd op enkele punten zoals: is het 1 factuur in 1 PDF bestand, of zijn het meerdere facturen. Klopt de tenaamstelling? Staat er een BTW, KVK-nummer en het woord factuur op? Zo ja, dan wordt de mail doorgezet naar de scan & herken software voor verdere afhandeling. Indien de factuur niet voldoet aan de regels wordt deze door de robot teruggestuurd naar de desbetreffende organisatie met de reden van afkeuring. Mocht de codering van uw inkoopfacturen in uw boekhoudpakket ook rule-based kunnen worden uitgevoerd op basis van de velden die de scan & herken software heeft uitgelezen, dan kan de robot tevens deze werkzaamheden uitvoeren.
“Door de Business Intelligence en Robotic Process Automation oplossingen van Peacock is de werkdruk voor mijn medewerkers lager en hebben we geen extra FTE op ons bedrijfsbureau aangenomen.“
Johan de Krom | Eigenaar | De Krom
Orders die mensen plaatsen via de website bijvoorbeeld, moeten bij veel bedrijven daarna afgehandeld worden in andere systemen. RPA kan orderprocessen automatiseren. Bijvoorbeeld de order verwerken in het voorraadsysteem en in het ordersysteem, de opdracht vast aanmelden voor verzending en automatisch verzendlabels printen.
Vanuit de AVG mag u als bedrijf persoonsgegevens niet langer bewaren dan een bepaalde periode als daar geen toestemming voor is gegevens. Maar het kan zijn dat die persoonsgegevens gebruikt worden in meerdere systemen en op meerdere plekken in uw organisatie.
Met RPA kunt u ervoor zorgen dat met een software robot alle persoonsgegevens verwijderd worden uit uw verschillende systemen.
RPA kan ook als controlemiddel ingezet worden. Bijvoorbeeld als data in systemen overeen moet komen met een bepaalde range, exacte waarden moeten hebben of als er simpelweg velden niet leeg mogen zijn. RPA kan de data voor u controleren en automatische notificaties versturen als de data niet aan de gestelde regels voldoet.
Bepaalde prijsafspraken met uw klanten moeten mogelijk op meerdere plaatsen en in meerdere systemen verwerkt worden. Met RPA kunt u ervoor zorgen dat kortingspercentages en prijsafspraken foutloos worden overgenomen in alle betrokken systemen.
Met RPA kunnen eindeloos veel processen geautomatiseerd worden. Grote kans dat de herhalende processen waar je een hekel aan hebt, ook geautomatiseerd kunnen worden met RPA.
Wil je graag meer weten of RPA geschikt is om in te zetten? Neem contact met op.
