De prangende vraag die eenieder natuurlijk heeft is; hoe bepaal ik of wij RPA in onze processen in kunnen zetten? Deze vraag kunt u na het lezen van deze blog beantwoorden.
Laten we stap voor stap uitzoeken of RPA iets voor uw organisatie kan zijn.
In onze blog ‘Wat is RPA?!’ hebben wij verteld wat RPA is en wat de voordelen zijn. RPA, oftewel Robotic Process Automation is niets meer dan een virtuele werknemer. Alle digitale werkzaamheden met een routinematig karakter kan de virtuele medewerker uitvoeren. Maar is RPA iets voor mijn organisatie?
Stap 1: Klaar voor RPA?
We beginnen met het beantwoorden van onderstaande vragen:
Weet u wat de voordelen van RPA zijn?
- Ja, mooi! Ga door naar vraag 2.
- Nee, lees hier wat de voordelen zijn van RPA.
Wilt u als organisatie dat medewerkers zich bezighouden met inhoudelijke en uitdagende werkzaamheden of met werkzaamheden met weinig toegevoegde waarde?
- “Ik wil dat onze werknemers zich bezighouden met inhoudelijke en uitdagende werkzaamheden, maar zie dat mijn mensen nog veel tijd kwijt zijn aan repeterende en routinematige werkzaamheden die ik liever automatiseer.” Ga naar stap 2.
- “Ik wil dat de medewerkers bezig zijn met werkzaamheden met weinig toegevoegde waarde.” Oké. Lees hier wat de voordelen zijn van RPA.
- “Ik wil dat onze werknemers zich bezighouden met inhoudelijke en uitdagende werkzaamheden en zie dat binnen mijn organisatie mensen weinig of geen tijd besteden aan repeterende en routinematige werkzaamheden.” Goed geregeld, wilt u toch meer leren over RPA, ga dan naar stap 2.
Mooi, u bent klaar voor RPA. U weet wat de voordelen zijn en u wilt dat medewerkers zich meer met denkwerk bezighouden. Laten we een proces gaan zoeken.
Stap 2: Vind het proces!
Om een proces te vinden begint u met het zoeken naar repeterende werkzaamheden. Tip, deze vindt u vaak in de backoffice. Kijk vooral naar werkzaamheden waar collega’s bezig zijn met:
- Verkrijgen en verwerken van data uit verschillende systemen.
- Verplaatsen van data tussen systemen en applicaties.
- Controleren datakwaliteit in verschillende systemen.
- Invoeren & updaten masterdata in verschillende systemen.
- Uitvoeren van controles tussen verschillende systemen.
Stap 3: Is het een geschikt proces?
Selecteer processen die (gedeeltelijk) voldoen aan onderstaande regels:
- Gestandaardiseerd*, “relying on rules rather than judgment.” De robot werkt een beslisboom af en bepaalt middels If-Else welke actie er op volgen en daarom is er geen ruimte voor interpretatie.
- Tijdrovend en kritisch zijn. Hoe meer uren de werkzaamheden kosten, hoe sneller de terugverdienperiode is.
- Repeterend (bijv. dagelijks of wekelijks).
- Verschillende systemen gebruiken die niet volledig geïntegreerd zijn.
- Verbeterd kunnen worden t.a.v. efficiëntie, kwaliteit en beheersing.
*Processen hoeven niet 100% gestandaardiseerd te zijn. Wanneer u bijv. 80% van het proces, wat wel gestandaardiseerd is, kan robotiseren, levert het ook winst op! Focus niet op de uitzonderingen maar op het repeterende deel van het proces.
Gelukt? RPA kan iets voor jullie zijn! De vraag die nog rest is wat moet er gebeuren voordat de robot in jullie omgeving kan werken? Om RPA succesvol in jullie organisatie in te zetten moeten er nog wel stappen worden ondernomen. Deze stap, stap 4, doorloopt u als het goed is met uw gekozen RPA-implementatiepartner.
Stap 4: Vervolgstappen om RPA in de organisatie in te gaan zetten.
- Redesign van het proces om de positieve kanten van de robot te benutten.
- De menselijke interventie moet zoveel mogelijk worden geëlimineerd en de afhankelijkheid van menselijk input zoveel mogelijk worden verminderd.
- De input formats worden aangepast om foutieve input te voorkomen.
- Preventieve en detectieve controles worden geïmplementeerd ter controle van het RPA-proces.
- Rapportages en statusupdates worden geïntegreerd in RPA-processen, zodat de medewerker grip houdt en in control blijft.
Stap 5: Hoe creëert u draagvlak?
Een andere belangrijke stap die u moet nemen, is het creëren van draagvlak. Het is en blijft spannend voor medewerkers, die direct bij het proces zijn betrokken, om RPA te omarmen. In onze blog ‘Hoe creëer ik draagvlak bij de implementatie van RPA‘ geven wij u handvatten om op verschillende manieren draagvlak te creëren.
Is RPA iets voor uw organisatie?
