Uitdagingen
We liepen tegen twee dingen aan. Allereerst deden we veel controles en administratief werk nog handmatig in Excel. Dat kostte ons elke dag veel tijd en daarnaast blijft het foutgevoelig, zeker als het druk is.
En druk is het bij ons echt door het seizoenswerk. In het voorjaar piekt alles. Voor de operatie werken we dan met extra mensen, maar op de administratie werkt dat minder goed. Het werk is specifiek en je moet Exact en onze afspraken goed kennen. In het hoogseizoen waren collega’s soms tot zes uur per dag bezig met handmatige controles.
We zochten dus een manier om die terugkerende werkzaamheden te automatiseren, zodat we het piekseizoen beter aankunnen én meer zekerheid hebben dat de controles altijd gebeuren.
Co-creatie met impact
Samen met Triferto bouwden we RPA-oplossingen die aansluiten op hun manier van werken én intern kennis opbouwen, zodat zij zelf kunnen doorontwikkelen.
Minder handwerk, meer controle
De robot automatiseert de invoer in Exact, controleert facturen in Excel en voert dagelijks checks uit op productieorders. Dat verlaagt de foutkans en verhoogt de kwaliteit.
Klaar voor het piekseizoen
Juist wanneer de druk het hoogst is, neemt RPA terugkerende taken over. Triferto houdt capaciteit vrij en voorkomt dat controles blijven liggen.
Triferto
“Door co-creatie bouwen we sneller door, zonder afhankelijkheid.”
Waarom Peacock?
“Peacock paste goed bij wat we zochten. We wilden geen standaardoplossing, maar samen iets opbouwen dat aansluit op onze manier van werken. Wat voor ons doorslaggevend was, is dat we echt konden co-developen.
We bouwden actief mee en deden zelf kennis op. Daardoor zijn we voor aanpassingen nu niet afhankelijk van een externe partij. We kunnen zelf scripts aanpassen en nieuwe automatiseringen ontwikkelen.
En voor nieuwe, complexere, scripts kunnen we juist wel samenwerken met en bouwen op de expertise die Peacock biedt. Die praktische aanpak en het meedenken op inhoud gaven vertrouwen.”
De oplossing
“Samen met Peacock hebben we verschillende RPA-oplossingen gebouwd, met als belangrijk onderdeel de factuurcontrole. De robot controleert facturen automatisch op prijs, artikel en btw, precies volgens de afspraken die we met klanten hebben.
Bij rechtstreekse leveringen haalt de robot gegevens uit het leveranciersportaal, zoals producten en gewicht, en zet die automatisch in Exact. Dat deden we vroeger allemaal met de hand.
Daarnaast draait de robot iedere avond controles op productieorders. Hij kijkt wat er in Exact is geboekt en controleert of alles klopt. Zo weten we elke dag waar we staan.”
De samenwerking
“De samenwerking met Peacock verliep prettig en professioneel. We konden snel schakelen, en dat is voor ons belangrijk. Het was geen kant-en-klare oplossing, maar iets wat we stap voor stap hebben opgebouwd op basis van onze eigen processen.
Alles ging open en praktisch, zonder poespas. Dat maakte het makkelijk om samen door te bouwen en steeds verder te verbeteren.”
Over Triferto
“We werken als groothandel in minerale meststoffen. Oftewel, kunstmest. We hebben meerdere loodsen in Nederland en België en zijn daarmee actief in Frankrijk en Duitsland. Vanuit België leveren we daarnaast inmiddels aan zo’n tachtig landen buiten Europa, waardoor onze export de laatste jaren sterk is gegroeid.
Onze verkoop loopt vooral via de tussenhandel. Bij export leveren we vaak rechtstreeks aan plantages. Naast verkoop regelen we ook de inkoop, opslag en logistiek. We vervoeren per schip en vrachtwagen en zorgen dat alles van levering tot distributie strak georganiseerd is. Zo houden we grip op de hele keten.”
Bekijk meer klantcases
Een uitzendbedrijf met behoefte aan geautomatiseerde en compliant werkprocessen.
– RPA'Met RPA automatiseren we een groot deel van het proces'
Een groothandel in minerale meststoffen met behoefte aan minder handmatig werk en meer grip in het piekseizoen.
– RPAMet RPA houden we het hoogseizoen beheersbaar
Een bloemistencoöperatie met behoefte aan efficiënte omzettoekenning en betere ondersteuning.
– BI & Integraties'Door de integratie hebben we meer controle en ontzorgen we onze bloemisten beter.'
Bespreek jouw Business Case
In 30 minuten bespreken we jouw situatie en geven we je inspiratie om processen slimmer in te richten en beter gebruik te maken van je data.
