Wat is het verschil tussen RPA en AI en wanneer gebruik je wat?
RPA en AI worden vaak in één adem genoemd, maar lossen niet hetzelfde probleem op. In deze blog lees je wanneer je welke technologie inzet en hoe ze elkaar versterken.
Wat is RPA?
Robotic Process Automation (RPA) is een softwarerobot die taken uitvoert precies zoals een mens dat zou doen. Inloggen in een systeem, gegevens kopiëren, een formulier invullen, een bestand opslaan.
RPA is snel, nauwkeurig en moe wordt het nooit. Maar het is ook star. De robot doet precies wat je hem hebt geleerd. Niet meer, niet minder. Verandert het proces? Dan moet de robot opnieuw worden geprogrammeerd.
RPA is ideaal voor taken die:
- Repetitief zijn
- Op vaste regels gebaseerd zijn
- In gestructureerde systemen plaatsvinden
Denk aan: factuurverwerking, orderbevestigingen versturen, gegevens overzetten tussen systemen.
Wat is AI?
Artificial Intelligence gaat een stap verder. AI leert van data, herkent patronen en neemt beslissingen in situaties die niet volledig vooraf zijn vastgelegd.
Waar RPA vaste stappen volgt, helpt AI bij interpretatie en beoordeling. Het kan tekst begrijpen, beelden herkennen, voorspellingen doen en context interpreteren. En naarmate het meer data ziet, wordt het beter.
AI is ideaal voor taken die:
- Variatie bevatten
- Interpretatie of beoordeling vragen
- Van ongestructureerde data afhankelijk zijn
Denk aan: e-mails categoriseren, klachten analyseren, vraag voorspellen, afwijkingen detecteren.
Voorbeeld uit de praktijk: factuurverwerking
Het verschil tussen RPA en AI wordt vooral duidelijk in de praktijk. Neem factuurverwerking. AI herkent de inhoud van een binnengekomen factuur, zoals leverancier, bedrag, btw, ordernummer en vervaldatum. Ook signaleert AI afwijkingen, bijvoorbeeld een bedrag dat niet overeenkomt met de bestelling of een ontbrekend kenmerk.
Daarna neemt RPA het vaste werk over. De robot zet de gecontroleerde gegevens in het ERP-systeem, koppelt de factuur aan de juiste order en archiveert het document op de juiste plek. Alleen uitzonderingen komen nog bij een medewerker terecht.
Zo vullen RPA en AI elkaar aan. AI helpt bij beoordelen en herkennen. RPA voert de vaste stappen snel en foutloos uit. Samen zorgen ze voor minder handwerk, kortere doorlooptijden en meer grip op het proces.
Wanneer gebruik je wat?
Een simpele vuistregel: als een proces altijd hetzelfde verloopt en de stappen duidelijk zijn, is RPA de juiste keuze. Is er variatie, context of interpretatie nodig, dan is AI aan zet.
In de praktijk werken ze vaak samen. RPA voert uit. AI beslist. Samen vormen ze wat ook wel Intelligent Automation wordt genoemd: slimme automatisering die zowel denkt als doet.
Een voorbeeld: een inkomende e-mail met een klacht wordt door AI gecategoriseerd en geprioriteerd. RPA zet de klacht vervolgens in het juiste systeem en stuurt een bevestiging terug. Alleen uitzonderingen komen nog bij een medewerker terecht.
De valkuil
Veel organisaties kiezen voor één van beide en verwachten dat het alle problemen oplost. Dat werkt niet.
RPA zonder AI blijft beperkt tot gestructureerde processen. AI zonder RPA mist de uitvoerende arm. De combinatie is waar de echte winst zit.
Tot slot
RPA en AI zijn geen concurrenten. Het zijn aanvullende gereedschappen. Wie begrijpt wat elk doet, zet ze in op de plek waar ze het meeste effect hebben.
